Gestión estratégica de viajes ¿misión imposible?
La labor de los gestores de viajes va mucho más que de comprar billetes de avión para los empleados; Garantizan que los desplazamientos se realicen de forma cómoda, segura y rentable. Para ello, deben comparar y elegir a los mejores proveedores teniendo muy en cuenta los criterios de sostenibilidad, además de gestionar los presupuestos en cada desplazamiento. Por eso, su figura es fundamental en las empresas y un factor de éxito garantizado si estas quieren seguir siendo competitivas en el futuro.
La escasez de recursos humanos y materiales hace que la industria de viajes no pueda cubrir la creciente demanda. Los viajeros de negocios tienen que lidiar con demoras en los aeropuertos, las estaciones de tren y los hoteles, lo que afecta a su experiencia de viaje.
Los gestores de viajes saben que su trabajo no es nada fácil. Incluso la mayoría (98%), según la última encuesta de SAP Concur, creen que su papel será muchísimo más desafiante en los próximos 12 meses, comparado con el mismo periodo del año anterior. Además, un 28% de los gestores encuestados confiesan trabajar bajo una presión constante, para demostrar a la empresa la importancia de su función.
Gran parte de los empleados no reconocen la diversidad y la dificultad de las actividades que realizan los gestores de viajes. Son muchos los que piensan que estos solo son responsables de organizar el entretenimiento y el ocio de los empleados, a pesar de ser una tarea imprescindible para un buen ambiente en la empresa. Los gestores de viajes son una fuerza estratégica que muchas veces "trabajan en la sombra".
Los retos que se plantean para una gestión de viajes eficaz y adecuada son enormes, debido a la presión económica, las demandas de sostenibilidad y las preferencias de los empleados respecto a los viajes de negocios (frecuencia, flexibilidad?).
El sector de los viajes de negocios reside en ser dinámico y cambiante, y los gestores de viajes deben estar al tanto de las novedades y tendencias. Deben dominar varios idiomas y tener conocimientos de administración de empresas, recursos humanos, derecho fiscal y tecnologías de la información. Su perfil profesional también incluye habilidades para negociar y organizar viajes.
Para resolver los problemas difíciles, hay que actuar con determinación y confiar en las soluciones que funcionan. Según los principios clave para los viajes de negocios del futuro de McKinsey, lo esencial es utilizar datos en tiempo real en la toma de decisiones
La disponibilidad y los costes de los viajes están en continuo cambio y los responsables de viajes necesitan adaptarse rápidamente a estas variaciones para no perder oportunidades. Para ello, disponen de datos en tiempo real que les muestran la situación actual completa, les ayudan a identificar y gestionar los riesgos de los viajeros, así como a localizarlos y asistirlos si es necesario. De esta manera, es fundamental estar al tanto de los acontecimientos internos y externos de la empresa, para mejorar la capacidad de adaptación y flexibilidad en su planificación.
Con el fin de lograr un equilibrio entre la seguridad óptima y la flexibilidad de viajar, es necesario que los viajes de negocios se adapten a cada caso y que los empleados que viajan tengan más autonomía y capacidad de decisión. Por este motivo, es necesario contar con soluciones digitales de gestión de viajes que faciliten la implementación de estas medidas, o que al menos contribuyan a una experiencia de viaje de negocios tranquila y satisfactoria.
Como venimos viendo, los gerentes son los responsables de diseñar un programa de viaje de negocios moderno y eficaz. Por eso, atender a las necesidades de los que viajan y seguir las pautas de la dirección de la empresa requiere un cambio de rol en la organización y el respaldo total de las compañías. Porque un programa de viajes de negocios que aporte valor es posible, siempre y cuando se gestione adecuadamente.