El reto de la gestión de reservas MICE

Una de cada tres reservas de hotel realizadas por las empresas corresponde al sector MICE. Sin embargo, el 90% de ellas no cuenta con canales de reserva predefinidos ni con procesos estandarizados. El resultado se ve reflejado en una falta de transparencia, gastos innecesarios y reservas fuera de los programas hoteleros.

Lo habitual es que diferentes personas de la compañía hagan la reserva, y en muchos casos, pequeñas agencias que, habitualmente, utilizan procesos offline. El sector MICE, por tanto, tiene todavía grandes retos en cuanto a alojamientos:

Transparencia. Debido a que las compras son aleatorias y faltan datos para realizar análisis, la información es insuficiente debido a los distintos usuarios y canales de reserva incoherentes o existen muchos departamentos involucrados en el proceso de reservas.

Procesos. Se realiza un esfuerzo significativo en los procesos de búsqueda y negociación que exigen una dedicación considerable. Además, existe un ineficiente cumplimiento de las políticas de empresa y el uso de distintas fuentes de información durante el proceso de investigación requiere mucho tiempo. Por otra parte, son muchas las empresas que se rigen por políticas de eventos cuyo cumplimiento es difícil de imponer.

Costes. En muchas ocasiones no se dispone de un comparador de precios ni de negociación de ofertas. La necesidad de comparación y de renegociación de ofertas cobra cada vez mayor importancia.

Portfolio hotelero. La selección de hoteles internacionales es limitada. Existe una falta de orientación en la toma de decisiones para elegir un hotel para grupos y reuniones.