As viagens de negócios têm dois aspectos muito significativos em qualquer organização. Por um lado, o seu impacto económico na conta de ganhos e perdas e, por outro, a sua influência no grau de satisfação dos viajantes. Esta dicotomia conduz a um equilíbrio entre a poupança e a qualidade das viagens.
O cartão de crédito, nas suas várias formas - crédito ou débito, pessoal ou empresarial, emissor único ou duplo - continua a ser a pedra angular das viagens de negócios, tanto pela simplicidade das transacções como pelo seu poder de financiamento, os seguros associados e o controlo administrativo que facilita. No entanto, não podemos perder de vista os novos meios de pagamento.
A lei sobre a prevenção dos riscos profissionais é clara: as empresas são responsáveis pelos seus trabalhadores desde o momento em que estes saem de casa até ao seu regresso. É o que, na terminologia anglo-saxónica, se designa por "duty of care". Mas não se trata apenas de uma questão jurídica, mas também de uma questão moral e de cultura empresarial que transmite um sentimento de confiança aos trabalhadores.
Com a chegada da geração Millennial a cargos de responsabilidade, as empresas enfrentam o desafio de ajustar as suas políticas de viagens a diferentes perfis de colaboradores com uma cultura muito diferente, desde aqueles que não se atrevem a sair sem a sua documentação em papel, até aos que resolvem tudo através do telemóvel. O whitepaper "Despesas de viagem: em busca de um controlo total", publicado pelo Forum Business Travel em colaboração com a Notilus, fornece algumas ideias fundamentais.
Uma das rubricas de despesas que muitas vezes escapa ao controlo das empresas são os almoços e jantares dos seus empregados. Em alguns casos, esta pode ser uma despesa muito grande. Para remediar esta situação, já existem no mercado plataformas que ligam diretamente restaurantes e comensais, uma forma inteligente de gerar poupanças, e não apenas através de deduções de IVA.
A complexidade contabilística da conta de viagem é marcada pelos diferentes tipos de viajantes, formatos de adiantamento, procedimentos de autorização, comunicação entre sistemas informáticos, canais de reserva alternativos, diferentes fontes de informação, controlo e liquidação de despesas extra, etc;O whitepaper publicado pelo Forum Business Travel, em colaboração com a Notilus, mostra as diferentes fontes de informação, os canais alternativos de reserva, o controlo e a liquidação das despesas extra.