Cuatro claves para optimizar los viajes de negocios durante el verano
La temporada alta de verano no solo pone a prueba los desplazamientos por vacaciones. También supone un desafío para las empresas, que deben organizar sus viajes corporativos en un contexto marcado por el aumento de la demanda, la presión sobre los costes y la necesidad de optimizar recursos.
En este escenario, la planificación anticipada se convierte en un factor decisivo para mejorar la eficiencia, controlar el gasto y ofrecer una mejor experiencia al viajero.
"La clave está en que la gestión del viaje no añada complejidad al negocio, sino que ayude a reducirla. Con una planificación más integrada, flexible y apoyada en tecnología, las empresas pueden afrontar los desplazamientos de verano con mayor control y ofrecer al viajero una experiencia más sencilla, eficiente y segura", explica Luca Carlucci, CEO y cofundador de BizAway.
A partir de esta premisa, la compañía identifica cuatro aspectos que pueden ayudar a las organizaciones a gestionar con mayor eficacia los viajes de negocios durante los meses de verano.
Planificar con antelación para contener los costes
La optimización del presupuesto comienza antes de que el viajero inicie su desplazamiento. Reservar vuelos y alojamientos con suficiente margen permite acceder a mejores tarifas, ampliar las opciones disponibles y reducir la dependencia de reservas de última hora, que suelen incrementar el coste del viaje. Según datos de BizAway, realizar las reservas con al menos 15 días de antelación puede suponer un ahorro de hasta el 20 %.
Priorizar la flexibilidad
El periodo estival coincide con vacaciones, jornadas intensivas y cambios en la disponibilidad de los equipos, factores que aumentan las posibilidades de que una reunión se modifique o incluso se cancele. Por ello, disponer de políticas de viaje flexibles y de herramientas que faciliten cambios o cancelaciones puede reducir el impacto económico y operativo de las modificaciones de última hora.
Garantizar el apoyo al viajero durante todo el desplazamiento
La planificación no termina cuando se confirma una reserva. Durante los meses de mayor movilidad es más probable que se produzcan retrasos, cancelaciones o incidencias en el transporte, lo que puede afectar al conjunto del viaje. Contar con un servicio de asistencia ágil, apoyado tanto en la tecnología como en el soporte humano, contribuye a resolver imprevistos con mayor rapidez y reduce la carga de gestión para las empresas.
Centralizar la gestión de reservas y gastos
La concentración de desplazamientos hace aún más importante disponer de una visión centralizada de las reservas, las aprobaciones y los gastos. Las plataformas de gestión de viajes permiten automatizar procesos, mejorar el control presupuestario y disponer de información actualizada para facilitar la toma de decisiones.
Para Luca Carlucci, la gestión eficiente de los viajes no debe basarse únicamente en la reducción de costes. "La optimización del gasto no puede abordarse desde el recorte sistemático, especialmente en momentos de alta movilidad como los meses de verano. Se trata de entender mejor cómo y por qué se viaja para tomar decisiones de gestión inteligentes que no penalicen el bienestar del equipo", concluye.