Menos papeleo, más control: La nueva era de los gastos de empresa
Las empresas pierden hasta 140.000 millones de euros derivados la gestión de gastos y viajes por falta de control o de su correcto registro contable. Uno de los grandes retos a los que se enfrentan los equipos financieros es optimizar, simplificar y rentabilizar los gastos en sus negocios.
En el dinámico mundo de los viajes de negocios, la eficiencia y el control en la gestión de gastos son esenciales para travel managers, meeting planners y viajeros corporativos.
Según la presentación realizada por Emburse Captio en la sesión de Forum Business Travel & Events celebrada en el hotel NH Madrid Ventas el pasado 27 de febrero, su solución transforma la manera en que las empresas gestionan sus gastos de viaje, ofreciendo una plataforma integral que automatiza y simplifica procesos, desde la captura de tiques hasta el análisis financiero.
Automatización desde el origen del gasto
La propuesta de Emburse Captio comienza con la digitalización inmediata de los tiques mediante una aplicación móvil. Los empleados pueden fotografiar sus recibos, y gracias a la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los datos se extraen automáticamente y se almacenan en la nube.
Esta funcionalidad no solo elimina la necesidad de conservar documentos físicos, sino que también está homologada por la Agencia Tributaria Española, garantizando la validez legal de las copias digitales.
Creación y supervisión de informes simplificada
La plataforma permite generar notas de gastos de manera ágil, ya sea por mes, proyecto o viaje. Los gestores pueden recibir y revisar estos informes desde cualquier dispositivo, facilitando una supervisión eficiente y en tiempo real.
Además, ofrece alertas automáticas que aseguran el cumplimiento de las políticas internas de gastos, reduciendo riesgos y promoviendo una cultura de responsabilidad financiera.
Integración y conciliación financiera
Una de las ventajas destacadas de Emburse Captio es su capacidad de integrarse con sistemas de nóminas, ERP y otros softwares financieros, permitiendo una conciliación bancaria automática. Esta característica relaciona cada pago efectuado con tarjeta corporativa con su correspondiente gasto, optimizando la gestión y reduciendo errores humanos.
Beneficios para la recuperación del IVA
La gestión automatizada de gastos facilita la recuperación del IVA, un aspecto crucial para las empresas que buscan optimizar sus recursos financieros. Al garantizar que todos los tiques y facturas se almacenan de forma segura y cumplen con los requisitos legales, se simplifica el proceso de deducción fiscal.
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