El fraude en viajes y gastos, un desafío empresarial

Garantizar el cumplimiento de la normativa sobre viajes y gastos supone un reto para las compañías. A medida que persiste la incertidumbre económica y evolucionan las formas de trabajar, las empresas se enfrentan a nuevos riesgos. El incumplimiento de las políticas empresariales tiene consecuencias: según la asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) se calcula que cada año se pierde un 5% de los ingresos de las empresas a causa del fraude en general.

1. Mantener las políticas actualizadas
Las formas de trabajar están evolucionando, y los directivos deben asegurarse de que las políticas de la compañía evolucionan al mismo tiempo. Por ello, es importante mantenerlas actualizadas para evitar incumplimientos. Un ejemplo lo vemos a la hora de acordar qué constituye un gasto aceptable cuando se teletrabaja.

2. Ofrecer formación regularmente

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados ha descubierto que la formación en materia de concienciación sobre el fraude reduce tanto el coste como la duración de las actividades fraudulentas, ayudando a los empleados a comprender las expectativas de la empresa.

3. Usar tecnologías inteligentes

La IA supone una herramienta muy valiosa para detectar el fraude. Al trabajar con grandes bases de datos, se puede identificar patrones e irregularidades que surjan de las transacciones en efectivo y otros métodos que pudieran eludir el cumplimiento de las políticas.

Un ejemplo lo encontramos en la presentación de gastos, que puede automatizarse gracias a la tecnología, con la carga automática de recibos de proveedores en el sistema de viajes y transporte, como por ejemplo Uber.

Este tipo de innovaciones favorecen el cumplimiento de la normativa en materia de gastos e informes y los empleados se muestran favorables y aptos para el cambio, según datos del último informe de SAP Concur, que pone de manifiesto que a dos tercios de los directivos les gustaría ver la IA incorporada en las herramientas de Viajes y Gastos.

4. Simplificar tareas

Las nuevas automatizaciones permiten a los auditores dedicar su tiempo a tareas estratégicas de mayor valor, como la revisión de patrones de gastos sospechosos identificados por la IA, y ayudar a reducir el incumplimiento.

5. Hacer accesible la información

Los empleados deben recibir toda la información de forma clara sobre las políticas de viajes y gastos. Son las compañías las que deben asegurarse de que todos los detalles de dicha política se encuentren bien documentados y sean lo suficientemente accesibles para que los empleados puedan consultarlos, comprendiendo con ello los límites de lo que pueden o no gastar.

Combatir el fraude y garantizar su cumplimiento es una tarea continua. Reducir ese 5% de pérdida de ingresos es algo necesario para que muchas organizaciones protejan su cuenta de resultados. Por ello, son los equipos los que tienen el deber de colaborar para prevenir ese gasto no autorizado, establecer sistemas para detectar el fraude y garantizar que dichos sistemas sigan estando vigentes a medida que avanzan las políticas.