Consejos para abordar la selección de proveedores finales y agencias de viajes
La búsqueda de proveedores se basa en cubrir necesidades principales y apoyos para el cumplimiento de objetivos del negocio. El travel manager tiene que conocer qué factores participan en la búsqueda de los proveedores finales y los datos que debe obtener antes de lanzar una licitación. Respecto a la agencia de viajes, las fórmulas de interlocución son variadas.
Antes de nada, hay que tener clara la segmentación de los proveedores. Por un lado están los estratégicos, que acompañan a la empresa de forma proactiva en el desarrollo de su política de viajes; los colaboradores, los meramente transaccionales y los que pueden ser calificados como oportunistas.
Antes de lanzar nuestra licitación u oferta, hay que establecer un cronograma de actividades del proceso de selección: tiempo de recepción y documentación a aportar, periodo de aclaraciones, presentación de la oferta y toma de decisión.
Los datos de consumo son esenciales. Hay que hacer entender a los participantes la importancia y magnitud del negocio al que están optando y plantear mediante datos reales el consumo que pueden conseguir, sin deformar realidades para no originar malentendidos y conseguir una oferta competitiva.
Los requerimientos especiales también tienen su peso. Tienen que ver con aquellas peculiaridades no generalizadas dentro del servicio como, por ejemplo, los requisitos extraordinarios de seguridad o el acceso para personas con problemas de movilidad
Conviene asegurarse de que los participantes están en disposición de los requisitos necesarios e informarles en caso contrario, antes de que avance la licitación.
En cuanto a los criterios de evaluación, el travel manager debe aplicar la mayor objetividad posible y definir los elementos que son importantes y que su empresa está buscando para facilitar la calidad de las respuestas y aportar transparencia al proceso.
En cualquier caso, es recomendable contar con la participación de profesionales con capacidad de evaluación de las propuestas, ya sea por su categoría en el organigrama o por su experiencia en el uso de los servicios a contratar.
CONSECUENCIAS DE UN MAL PROCESO DE SELECCIÓN
- El producto elegido no es el adecuado a las necesidades de la empresa.
- El proveedor no cumple las condiciones del contrato.
- Al no facilitar especificaciones y peculiaridades del servicio solicitado, el proveedor no está obligado a cumplirlas y además no dispone de la capacidad para facilitarlas.
- Descarte de ofertas que cumplen los requisitos por no comprobar que el proveedor ofertante incumple alguno de ellos.
- La decisión tomada puede carecer de fundamento si no se cuenta con el criterio de los miembros del equipo multidisciplinar.
- Cuando la evaluación de proveedores no es transparente está expuesta a contradicciones y se genera un clima de desconfianza hacia los mismos.