Os numerosos encerramentos de agências de viagens nos últimos anos levaram as empresas a controlar a solvência financeira dos seus fornecedores aquando da contratação de viagens de negócios. Estes factores passaram a ter tanto peso como a sua oferta de serviços, de acordo com as conclusões da sessão "Qualidade e processo de seleção de fornecedores".
Uma meia centena de gestores de viagens de negócios reunidos pelo Forum Business Travel (FBT) no hotel Meliá Barcelona certificaram a importância crescente que as suas empresas estão a dar à solidez financeira dos seus fornecedores de viagens de negócios, especialmente as agências de viagens, imersas num duro processo de reconversão que levou muitas delas à frente.
“Quando uma companhia aérea, um hotel ou outro fornecedor de viagens vai à falência, é possível encontrar alternativas, apesar da perturbação, mas os danos causados pela falência de uma agência de viagens podem ser devastadores;o que a falência de uma agência faz às empresas suas clientes é muito maior, porque é ela que centraliza a sua política de viagens”, explicou Agustín Casado, gestor de viagens da Eptisa e orador principal da conferência.
O seminário da FBT analisou os factores que as empresas devem ter em conta ao elaborar as especificações que dão aos seus potenciais fornecedores de viagens, um processo em que a avaliação contínua também é crucial uma vez decidida a adjudicação, "dadas as circunstâncias de um mercado particularmente em mudança", de acordo com Casado.
PROCESSO DE SELECÇÃO DE SUPLENTES
De acordo com a apresentação do orador, o processo de seleção começa com uma análise interna das necessidades, mas nem todas são necessariamente incorporadas no caderno de encargos. A fase de consultoria interna envolve os três departamentos críticos para a conta de viagens: Recursos Humanos, Contas a Pagar e Jurídico.
Na pré-adjudicação, começa um período experimental em que os fornecedores têm de demonstrar a sua capacidade de gerir a conta de viagens. Se o piloto corresponder às expectativas, passa-se à implementação progressiva. Durante os primeiros seis meses, há um acompanhamento especial de eventuais incidentes.
A avaliação da qualidade é efectuada principalmente através de três ferramentas: painéis de controlo, inquéritos de qualidade e consulta de um painel de viajantes frequentes da empresa.
O documento RFQ deve incluir definições, volume de despesas, configuração do serviço, extras de valor acrescentado e indicadores do acordo de nível de serviço (SLA), bem como uma breve referência à política de viagens, especialmente os aspectos que podem dificultar as operações de um fornecedor.
Também é necessário incluir os relatórios de gestão exigidos, os meios de pagamento, os modelos de remuneração e a duração do contrato, que devem ser supervisionados por um consultor jurídico antes de serem apresentados aos fornecedores.
CASOS PRÁTICOS
Nos grupos de trabalho formados pelos gestores de viagens presentes, surgiu uma longa lista de necessidades que as empresas exigem, que vai para além do preço das transacções. No que diz respeito às agências de viagens, as questões mais importantes incluem a gestão de incidentes, os relatórios de gestão, o nível de reconciliação dos meios de pagamento e a sua capacidade de implementar uma ferramenta simples de auto-reserva, bem como as facilidades para envolver os dispositivos móveis dos viajantes no processo de informação e reserva.
De acordo com Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, “hoje em dia é muito difícil para uma agência diferenciar-se pelos seus preços, porque a concorrência tornou-as todas muito parecidas. Além disso, o custo real da intermediação quase nunca excede 5% do total das despesas de viagem.
Para Charles de Bonnecorse, Chefe de Vendas para Espanha da American Express Barceló Viajes, “a preparação do concurso é um bom momento para as empresas analisarem minuciosamente as novas práticas e tendências no sector das viagens, e para olharem mais de perto as últimas tendências;As novas práticas e tendências do sector, ver qual a agência que pode proporcionar mais valor adicional e selecionar o seu melhor parceiro para gerir as suas viagens da forma mais eficiente.
Quando se trata de hotéis, para além da localização e das tarifas, as empresas estão a valorizar cada vez mais outros pontos ao desenvolverem uma especificação, como a manutenção do preço negociado até ao último quarto disponível, a integração com os GDS, o protocolo do hotel e a disponibilidade de um sistema de gestão hoteleira próprio, bem como a capacidade do hotel para oferecer a melhor relação qualidade/preço;As conclusões dos grupos de trabalho do Forum Business Travel incluem, entre outros, a integração em GDS, o seu protocolo de segurança, a gestão de casos de overbooking, o seu programa de fidelização, o acesso gratuito à Internet via wi-fi ou o serviço de pequeno-almoço fora do horário habitual de funcionamento, de acordo com as conclusões dos grupos de trabalho do Forum Business Travel.
DESTINO CONVIDADO: CATAR BY QATAR AIRWAYS
A jornada do Forum Business Travel terminou com uma atractiva apresentação do Qatar, especialmente centrada nas suas infra-estruturas para o turismo MICE. A sua capital, Doha, está a crescer rapidamente como local de reuniões e incentivos, bem como um ponto de ligação da Europa às principais cidades da Ásia, Médio Oriente, Austrália e África.
Sonia Oliveras, Directora de Vendas Corporativas para Espanha da Qatar Airways, sublinhou que a companhia aérea ganhou pelo segundo ano consecutivo o prémio Skytrax como a melhor companhia aérea do mundo, atribuído pelos passageiros.
Também anunciou que em 2013 chegará a 123 destinos e completará a sua integração total na aliança Oneworld, na qual partilhará uma rede com as maiores companhias aéreas do mundo para oferecer um serviço global.
Outro grande desenvolvimento é a abertura iminente do novo aeroporto internacional de Doha, uma maravilha arquitetónica que terá uma abertura suave em abril e estará totalmente operacional em outubro. Com um terminal exclusivamente premium, um comboio silencioso que facilita o acesso às portas de embarque e tempos de ligação optimizados, "a nova infraestrutura vai tornar-se uma referência", segundo Oliveras.
A Qatar Airways oferece às empresas acordos corporativos personalizados com um rendimento mínimo, descontos dinâmicos nas tarifas publicadas e acordos específicos para MICE. Atualmente, a companhia aérea opera um voo diário entre Madrid e Doha e dez frequências semanais a partir de Barcelona.
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