«O futuro dos eventos empresariais será mais tecnológico, mas também mais humano»
A inteligência artificial, a personalização, a sustentabilidade e as novas expectativas dos participantes estão a transformar o setor MICE. Belén Salgueiro, diretora da Simmer Events by VB Group, analisa os desafios que as empresas e as agências de eventos enfrentam até 2027 e explica por que razão a criatividade, a confiança e as ligações humanas continuarão a fazer a diferença.
O setor MICE tem vindo a sofrer uma profunda transformação nos últimos anos. Olhando para 2027, como achas que os eventos corporativos irão evoluir?
Estamos a entrar numa fase especialmente interessante. As empresas continuam a apostar nos encontros presenciais, mas as suas expectativas são cada vez maiores. Já não basta reunir um grupo de pessoas num espaço atraente e oferecer-lhes um bom programa.
A grande mudança reside na forma como entendemos a experiência do participante. As pessoas querem participar, interagir, aprender e sentir que o tempo dedicado a esse encontro valeu a pena.
Por isso, veremos propostas mais personalizadas, com formatos flexíveis, conteúdos relevantes e experiências concebidas para públicos específicos. Não serão necessariamente eventos maiores ou mais espetaculares, mas sim melhor concebidos.
O futuro passa por algo muito simples: que as pessoas sejam as verdadeiras protagonistas do evento.
Fala-se cada vez mais de eventos experienciais, participativos e personalizados. ¿Que formatos acha que terão maior destaque?
Iremos evoluir para formatos que permitam uma participação mais ativa. As grandes convenções e os congressos continuarão a ter o seu espaço, mas coexistirão com sessões mais reduzidas, conversas entre profissionais, experiências ligadas ao destino e atividades em torno de interesses comuns.
A evolução dos eventos internos também se revela especialmente interessante. As empresas precisam de conectar equipas que trabalham em diferentes cidades, departamentos e até mesmo países. Um encontro bem concebido pode ser uma ferramenta extraordinária para reforçar esses laços.
E há algo fundamental: não se deve confundir experiência com espetáculo. Uma produção impressionante pode surpreender durante alguns minutos, mas uma conversa que gere uma ideia, uma colaboração ou um vínculo profissional pode ter um impacto muito mais duradouro.
A verdadeira criatividade consiste em conceber algo que faça sentido para as pessoas que vão vivê-lo.
A inteligência artificial está a transformar praticamente todos os setores. Que oportunidades abre para os eventos corporativos e que limites deveria ter?
A inteligência artificial vai alterar significativamente a nossa forma de trabalhar, especialmente no que diz respeito ao planeamento, à personalização e à análise de informação.
Pode ajudar-nos a otimizar processos, adaptar conteúdos a diferentes perfis, melhorar a comunicação com os participantes e até antecipar determinadas necessidades logísticas. Isto permite dedicar mais tempo ao que realmente acrescenta valor: ouvir o cliente, pensar de forma criativa e cuidar da experiência.
Mas devemos ser prudentes. A tecnologia é uma ferramenta extraordinária, não um substituto do critério profissional. Há decisões que exigem sensibilidade, intuição, conhecimento do cliente e experiência no terreno. Além disso, quando se utilizam dados dos participantes, é necessário fazê-lo com responsabilidade e transparência.
Paradoxalmente, quanto mais digitais forem as nossas vidas, maior será o valor dos encontros autênticos. A inteligência artificial pode ajudar-nos a organizar melhores eventos, mas não pode substituir o que acontece quando as pessoas estabelecem ligações verdadeiras.
O aumento dos custos e a incerteza internacional colocam novos desafios. Como podem as empresas continuar a organizar eventos de impacto sem perder o controlo do orçamento?
É um dos principais desafios que temos pela frente. As empresas querem melhores experiências, mas também precisam de controlar o seu investimento e justificar os resultados.
A resposta não pode limitar-se a fazer cortes. É necessário trabalhar de forma estratégica desde o início: definir prioridades, selecionar adequadamente os fornecedores, antecipar riscos e decidir onde vale a pena investir.
No nosso setor, além disso, é imprescindível ter capacidade de reação. Uma alteração na conectividade aérea, um incidente com um fornecedor ou uma modificação de última hora podem afetar toda a experiência. Por isso, o planeamento e os planos alternativos são fundamentais.
Também devemos avançar na medição dos resultados. Não basta saber o número de participantes ou o seu grau de satisfação. É preciso compreender o que se conseguiu: se melhorou a relação com os clientes, se reforçou a motivação das equipas ou se geraram novas oportunidades de negócio.
Um bom evento não é necessariamente o mais caro, mas sim aquele que consegue o melhor resultado com os recursos disponíveis.
A sustentabilidade, a acessibilidade e a inclusão estão a assumir uma importância crescente. ¿Acha que serão elementos determinantes nos eventos do futuro?
Sem dúvida. Estamos a avançar para um modelo em que estes aspetos deixarão de ser considerados complementos para passarem a fazer parte da conceção do evento desde o início.
A sustentabilidade tem de se traduzir em decisões concretas: escolher fornecedores locais sempre que possível, otimizar as deslocações, reduzir os materiais descartáveis e pensar no que acontece aos recursos depois de terminado o evento.
Também devemos falar muito mais sobre acessibilidade e inclusão. Um evento pode ter uma produção magnífica e, no entanto, excluir uma parte dos seus participantes se as suas necessidades não tiverem sido tidas em conta. A acessibilidade física, a comunicação, os conteúdos, a atenção às diferentes capacidades ou às necessidades alimentares devem ser tidos em conta desde o primeiro briefing.
Na Simmer Events, entendemos que um evento deve cuidar de todos esses detalhes. Além disso, fazer parte do VB Group permite-nos contar com conhecimentos especializados em diferentes áreas, entre as quais a acessibilidade e a inclusão, através da VB Integra.