Que características deve ter um serviço externo de organização de eventos empresariais?

ROBERTO ESCAYOLA, sócio-gerente de IDEVENTS.

Antes de solicitar um orçamento a um serviço externo, é necessário refletir previamente sobre o que este pode oferecer e de que forma. Em geral, existem dois tipos principais de empresas especializadas na organização de eventos: as grandes, normalmente agências de viagens que criaram as suas próprias divisões de eventos e incentivos; e as pequenas, em princípio com um maior grau de especialização e capacidade de personalização.

Cada fornecedor, seja ele uma agência de eventos, uma consultora de marketing ou um especialista em relações públicas, tem a sua própria cultura empresarial e, por vezes, esta diversidade de propostas enriquece todo o processo criativo, desde a abordagem inicial, passando pelo desenvolvimento, até ao acompanhamento e avaliação dos resultados.

Quais as vantagens e desvantagens de cada um? Os valores proporcionados pelas grandes podem ser o conforto, a segurança, a experiência, mas ao mesmo tempo tendem a ser inflexíveis, impessoais e com baixo grau de originalidade.

Quanto às pequenas, caracterizam-se normalmente por um serviço muito personalizado. Oferecem proximidade e atenção ao detalhe, bem como flexibilidade, menos burocracia e, porventura, um maior envolvimento nos objectivos finais do cliente. Por outro lado, e precisamente devido à sua dimensão, podem ter menos recursos para assumir projectos de maior dimensão.

Quanto aos custos, uma grande agência de eventos deve poder oferecer melhores preços, pois tem prestadores de serviços com preços negociados em volume. No entanto, é preciso ter cuidado, pois nem sempre é esse o caso. Em muitas ocasiões, os elevados custos com pessoal e infra-estruturas empresariais fazem com que esta margem se dilua.

Por outro lado, se o objetivo é organizar um evento exclusivo e diferente, o custo não deve ser a única referência na comparação de propostas. O que faz a diferença é, por um lado, o local escolhido e, por outro, a forma de trabalhar, os pormenores e o envolvimento da agência organizadora.