O que deve ser incluído num documento de pedido de cotação para fornecedores de viagens de negócios?

AGUSTÍN CASADO, travel manager de Eptisa

 

A primeira coisa a fazer é estabelecer claramente as definições dos serviços exigidos. Neste sentido, é aconselhável unificar critérios e conceitos, como a transação aérea ou o reembolso. As definições dos modelos de remuneração com as agências de viagens podem ser particularmente difíceis. É também essencial refletir o volume de despesas previstas. O pedido deve incluir uma estimativa deste montante, bem como o número de transacções por tipo de serviço. A informação deve incluir, pelo menos, o período de um ano.

No que respeita à configuração do serviço, e no caso das agências de viagens, devem ser tidas em conta as modalidades mais comuns: inplant, outplant, centro de serviços, etc. Também pode ser combinada com a utilização de uma ferramenta de auto-reserva. É comum pedir ofertas para mais de uma configuração, a fim de comparar qualidade e preço.

Além destes critérios básicos, os extras também têm um grande peso específico. Estamos a falar de sistemas de gestão de crises, relatórios de emissões de CO², consultoria ou facilidades de recuperação de IVA, entre outros.

A melhor forma de medir a qualidade do serviço são os SLAs ou Acordo de Nível de Serviço, que também podem ser definidos nas especificações. Os certificados de qualidade podem fornecer orientações sobre os processos do fornecedor, mas não necessariamente sobre a qualidade do serviço.

Os relatórios devem ser definidos no documento, assim como a periodicidade, o suporte e a data de acesso, embora algumas empresas contratem serviços de terceiros para agrupar as informações de diferentes fontes.

Os meios de pagamento devem ser assinalados pelo tipo de serviço, se não for o mesmo para todos. Além disso, especificar se há pagamento com vouchers em hotéis nacionais. Há empresas que, por política, não aceitam certas formas de pagamento.

Finalmente, é aconselhável fornecer um template onde os participantes possam incluir as suas ofertas, para que seja mais fácil analisá-las. Atualmente, os contratos superiores a dois anos são arriscados, uma vez que o mercado está a mudar rapidamente.