O Fórum das Viagens de Negócios estabelece orientações para o controlo dos custos adicionais nas viagens de negócios

Data : 08/04/2011
Autor : Forum Business Travel

As empresas poderiam obter maiores poupanças em viagens se gerissem as despesas extra que ocorrem nas suas viagens, como o estacionamento, o uso de wifi nos hotéis ou serviços adicionais no avião, entre outros, que representam 13% do total. A segunda sessão de formação do Forum Business Travel em Madrid fornecerá as chaves para estabelecer este controlo.

A plataforma de formação contínua Forum Business Travel

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A plataforma de formação contínua constata que as empresas têm dificuldades ao quantificar as despesas adicionais geradas pelos seus colaboradores quando vão viajar. Este facto ficou claro na sessão de formação realizada ontem numa das salas de reuniões do Santiago Bernabéu

Este local inaugura um acordo de colaboração entre o Forum Business Travel e o Madrid Convention Bureau, que disponibilizará espaços únicos para futuras sessões.

De acordo com a apresentação feita por Iván Clemente, diante de cinquenta gestores de viagens, “consolidar as informações necessárias para calcular o custo total do evento;n necessário para calcular o custo total de uma viagem não é fácil, pois provém de fontes internas e externas, principalmente da nota de despesas do viajante e da agência de viagens”.

Na sua apresentação sobre "Como quantificar os custos totais das viagens corporativas", Clemente salientou que os fornecedores estão a chegar a um limite em que os preços não podem ser mais reduzidos sem eliminar parte dos serviços.Há uma tendência para dividir os elementos do serviço para que os clientes paguem pelo que precisam", explicou. Esta tendência gera novos custos adicionais que as empresas têm de começar a controlar. Além disso, vai aumentar enquanto a pressão negocial se basear no preço, segundo Clemente.

Para calcular corretamente os custos, é necessário analisá-los antes, durante e depois da viagem. Na primeira fase, o mesmo processo de aprovação apresenta oportunidades de melhoria, tanto em termos de tempo gasto como de recursos consumidos. A rapidez da tomada de decisão também tem um impacto no preço que é pago pelos bilhetes. Quando os bilhetes são reservados mas não são emitidos, geram por vezes custos que não são tidos em conta.

Durante a viagem, as possibilidades de poupança são muitas e variadas, desde a negociação de condições especiais com empresas de táxis ou de estacionamento, à contratação de pacotes de serviços que reduzam o custo do consumo avulso, ao controlo de reembolsos de bilhetes não utilizados ou à criação de modelos de viagem nos principais destinos com base na experiência.

No regresso da viagem, a justificação das despesas é muito facilitada pela utilização de métodos de pagamento que criam registos transparentes, como os cartões de crédito, mesmo para pequenos montantes.Pagar em dinheiro já era feito pelos romanos", ironiza Iván Clemente.

Para melhorar os processos, a tecnologia é essencial. Íñigo García-Aranda, diretor comercial da Amadeus e orador na Secção de Inovação do Forum Business Travel, indicou que “as ferramentas de self-booking estão a tornar-se uma das melhores formas de melhorar os processos;n impondo-se como uma das melhores opções para o controlo e acompanhamento da política de viagens”, embora tenha alertado que o seu processo de implementação nas empresas pode ser lento e dispendioso.“O benefício é percebido a médio prazo na maioria dos casos”, a añadió.

Estas ferramentas permitem uma maior automatização das reservas, acesso instantâneo a tarifas negociadas, autorizações por assinatura digital, sincronização com aplicações de gestão interna, relatórios detalhados sobre possíveis desvios e até gestão de riscos de viagem, entre muitas outras funções.

Entre os outros especialistas, Javier Ruz, diretor de Corporate Sales da Air Europa, salientou que atualmente é difícil fechar preços para todo o ano, mas que os pacotes de serviços podem ser negociados numa base ad hoc.Hugo Rovira, vice-presidente de Vendas Corporativas da Sol Meliá, alertou que “a negociação baseada exclusivamente pode comprometer a qualidade dos serviços”. Por sua vez, Estefanía Ruiz, da American Express Barceló Viajes, sublinhouó que “a agência de viagens pode ser de grande ajuda no controlo das despesas acrescidas e na deteção de custos ocultos”.

Rafael Bilbao, Diretor de Marketing da Halcón Empresas, também falou para lembrar que "ter uma visão global dos serviços é de grande ajuda na hora de negociar com os fornecedores". Gonzalo Casaubón, Diretor Comercial para Espanha da Transhotel, destacou a importância das centrais de reservas hoteleiras para controlar os custos, unificando a gestão do alojamento num único canal.

Nos grupos de trabalho formados após as apresentações, os gestores de viagens que participaram na sessão do Forum Business Travel concluíram que as negociações das empresas com os fornecedores de viagens incluirão cada vez mais o agrupamento de serviços que foram separados da tarifa, a fim de recuperar o controlo sobre os custos adicionais.

Para finalizar o dia, David Pérez Noack, subdiretor do Madrid Convention Bureau, explicou aos participantes o plano de apoio e colaboração para os gestores de viagens e planeadores de reuniões;

O plano de apoio e colaboração do Madrid Convention Bureau para gestores de viagens e planeadores de reuniões, e apresentou a nova edição do catálogo de locais especiais, com uma seleção de 120 locais.

Por cortesia do Real Madrid, os participantes na sessão de treino puderam visitar as instalações do estádio, incluindo as suas salas de reuniões, os balneários, o banco dos jogadores e o camarote VIP, terminando com um cocktail oferecido pela Vilaplana.