Melhores práticas na gestão das despesas de viagem (resumo da sessão de outubro)
As empresas têm uma boa oportunidade de fazer poupanças através do controlo e da gestão das despesas suplementares.
Pilar Navas, especialista em Controller, Travel & Living, foi o principal orador das sessões de formação de outubro. Com uma apresentação muito prática, Navas explicou aos gestores de viagens, mais de uma centena de participantes entre as duas cidades, a necessidade de gerir as despesas extras que são incorridas durante a viagem e que podem representar 30% do total
.Estes custos estão a aumentar porque há muitos serviços que não estão incluídos na tarifa aérea. Estes incluem o check-in da bagagem, o embarque preferencial ou as refeições e bebidas a bordo. No hotel, esses custos incluem conexão wi-fi, estacionamento e check-out prolongado.
A Navas baseou-se em diferentes estudos para destacar que os custos de mobilidade no destino e de manutenção representam cerca de 18% do custo total da viagem, incluindo os táxis (entre 5% e 10%) e as refeições (9%). Também fornece a previsão de um estudo da Gebta que afirma que 41% das empresas têm planos específicos para otimizar as despesas extraordinárias nos próximos 12 meses.
“Uma das tendências mais claras neste momento é a implementação de ferramentas instaladas nos dispositivos móveis dos viajantes para canalizar as reservas de serviços complementares com um número de fornecedores pré-determinados, disse o orador.
Navas enfatizou fortemente que a chave para otimizar os gastos extras durante a viagem é melhorar a atitude e a aptidão do viajante.Por isso, ele recomenda manter uma comunicação interna constante e incentivar a troca de informações para criar modelos de viagem nos destinos mais frequentados.
Também detalharei alguns novos serviços que estão a surgir no mercado e que melhoram a experiência de viagem, a poupança e a produtividade, como a entrega de bagagem no destino, propostas de partilha de táxis, parques de estacionamento a preços reduzidos para aceder a aeroportos e estações, gestão de restaurantes e digitalização de notas de despesas.
Para concluir, Pilar Navas sublinhou que é essencial identificar as fontes de informação que permitem gerir e melhorar os custos adicionais; e que o viajante frequente “tem uma grande capacidade para a otimização deste tipo de despesas, mas é necessário fornecer-lhe as ferramentas para o conseguir”.
Um bom exemplo dos serviços e aplicações que estão a surgir para controlar melhor as despesas extra durante as viagens é o apresentado por Joel Vicient, CEO da Captio;A Captio, uma empresa sediada em Tortosa (Tarragona), está a criar um nicho no mercado das viagens de negócios com um sistema fantástico de digitalização de notas de despesas com uma simples fotografia enviada por e-mail. A economia de tempo nos processos de relatório e contabilidade pode chegar a 80%.
Nos grupos de trabalho, foram debatidas inúmeras ideias para otimizar as despesas extra, desde o planeamento de percursos com maior utilização de transportes públicos ou a criação de ambientes de partilha de informação sobre destinos, até à inclusão de serviços complementares nas negociações com fornecedores ou à partilha de conquistas com os colaboradores em viagem.
As acções de formação de outubro tiveram lugar em dois locais verdadeiramente únicos. A de Barcelona teve lugar na Casa de Convalescència, um edifício histórico junto ao Hospital de Sant Pau, classificado como uma das últimas jóias do modernismo catalão. Em Madrid, o dia foi passado no emblemático hotel ME by Meli, situado na Plaza de Santa Ana, um dos estabelecimentos mais ousados e vanguardistas da capital.