Como é que as empresas podem otimizar as suas despesas com táxis e que ferramentas estão disponíveis para o fazer?

JOSÉ CÁNOVAS DEL CASTILLO, socio fundador de Taksee

95% das empresas em Espanha não sabem quanto gastam em táxis, pelo que é difícil estabelecer, a priori, um objetivo de poupança ou de otimização das despesas. Tradicionalmente, as despesas de táxi, tal como outros itens da nota de despesas (quilometragem, estacionamento ou refeições), têm sido um item "não acionável", pelo que têm recebido muito pouca atenção dos gestores de viagens ou gestores de despesas.

 

Em alguns casos, há empresas que têm um acordo com uma emissora de táxi local que fatura mensalmente à empresa os serviços prestados. Embora este seja um primeiro passo para descobrir a magnitude da despesa, muitas vezes tem inúmeras limitações. Em primeiro lugar, estes acordos são limitados a uma única cidade, enquanto a organização viaja frequentemente para vários destinos. Em segundo lugar, é comum que apenas uma fração dos empregados tire partido deste serviço. A razão para esta seleção limitada deve-se ao facto de ser ainda muito difícil manter a base de dados dos empregados actualizada (inscrições, cancelamentos, mudanças de departamento, etc.).

Finalmente, os sistemas de faturação, relatórios e controlo de qualidade têm frequentemente limitações significativas para uma gestão eficiente das despesas.

Por outro lado, nos últimos meses, surgiram no mercado espanhol numerosas aplicações para reservar táxis a partir de smartphones.Basicamente, estas aplicações permitem substituir a tradicional chamada telefónica para uma estação por uma aplicação atractiva no telemóvel do utilizador que normalmente mostra num mapa a nossa localização e como o táxi atribuído se aproxima. Adicionalmente, costumam incluir uma estimativa da hora de chegada ou mesmo o custo da viagem. Ou seja, são apps destinadas ao segmento B2C ou de consumidores particulares.

No entanto, essas apps não resolvem atualmente as necessidades do cliente corporativo: cobertura em várias cidades, sistema de reservas multicanal (não apenas aplicativo, mas também atendimento telefônico ao cliente), gerenciamento administrativo, relatórios em tempo real, etc.

De volta à pergunta inicial,

As despesas de táxi da minha empresa são otimizadas?Para responder com critério é necessário conhecer e analisar alguns indicadores básicos: volume total de gastos, número de transacções, distribuição entre as diferentes cidades, identificação dos colaboradores com maior volume, rotas, dias e horas em que os táxis são utilizados...

Finalmente, e não menos importante, para otimizar a gestão desta rubrica é fundamental simplificar os processos administrativos, eliminando a gestão mensal de centenas de bilhetes de táxi em papel (com múltiplos formatos, valores manuscritos, origem e destino desconhecidos, etc.) e gerindo facturas que permitam deduzir o IVA correspondente.