Que modalidades existem para externalizar a gestão das viagens de negócios?
SILVIA MAGDALENO, directora de formação da BUSINESS TRAVEL CONSULTING.
Quando tomamos a decisão de externalizar a gestão de viagens da empresa devemos avaliar em primeira instância que confiamos a gestão da conta a uma empresa ou pessoa que seja um profissional de viagens corporativas. Devemos avaliar, ao mesmo tempo, se a experiência é baseada na gestão de contas do ponto de vista da agência de viagens ou da empresa, uma vez que a visão estratégica é diferente dependendo do local onde o profissional que vamos contratar está localizado.
O outsourcing da gestão de viagens permite às empresas que não têm um profissional de Business Travel na sua organização beneficiar de todas as vantagens de o ter. Uma boa política de viagens, bem implementada e em conformidade com as normas, pode permitir uma poupança de 20% no custo dos serviços, sem ter em conta a otimização dos custos associados. As boas práticas, a gestão eficiente dos fornecedores e a ferramenta de auto-reserva, entre outros, são grandes aliados.
Há empresas que nunca tiveram um profissional de viagens de negócios e, conscientes dos grandes benefícios que podem trazer para os seus resultados e para o conforto dos seus viajantes, subcontratam o serviço indicando que no final do projeto as viagens devem permanecer a trabalhar de forma independente na empresa. Algumas empresas estão a considerar continuar a realizar acompanhamento terceirizado durante alguns dias por mês e outras empresas estão a pedir que o pessoal interno realize este acompanhamento.
Outras empresas estão em processo de contratação ou contratação de uma agência de viagens. Para algumas, é a primeira vez e outras estão simplesmente verificando como está o mercado e contam com a ajuda de um profissional para orientá-las no processo. Há também empresas que têm muitos fornecedores e querem centralizar a negociação, mas não têm pessoal interno que possa dedicar seu tempo a essa tarefa.
Atualmente, o serviço de outsourcing da gestão de viagens corporativas é feito a la carte porque depende da necessidade e do caso de cada empresa. Algumas subcontratam toda a gestão e outras apenas parte dela.
A grande maioria das empresas que ponderam o outsourcing fazem-no porque não têm pessoal especializado ou, no caso de terem um gestor de viagens, não têm tempo material para assumir um novo projeto. A gestão quotidiana das viagens implica muita dedicação, o que limita os profissionais internos de avançar com tarefas de negociação ou acompanhamento.
Os processos mais comummente subcontratados incluem os seguintes: a seleção da agência de viagens; a implementação, negociação ou centralização de fornecedores; a criação, implementação, revisão ou atualização da agência de viagens; e a criação, implementação, revisão ou atualização da agência de viagens;A criação, implementação, revisão ou atualização da política de viagens; o acompanhamento da faturação para detetar desvios e a proposta de novas formas de otimização.
Tendo em conta tudo o que foi dito anteriormente, poderíamos dizer que podemos subcontratar uma grande variedade de serviços, mas poderíamos resumi-los em duas modalidades principais: - Gestão parcial ou pontual de uma parte do processo de gestão de viagens de negócios, negociação com fornecedores, centralização - de uma parte do processo de gestão de viagens de negócios, negociação com fornecedores, centralização de uma parte do processo de gestão de viagens de negócios, negociação com fornecedores, centralização ;Processo de gestão das viagens da empresa, negociação com fornecedores, centralização, internacionalização, concurso de agências de viagens, acompanhamento pontual da faturação, revisão das alavancas de poupança, etc. Nestes casos, deve haver sempre pessoal interno na empresa que esteja intimamente envolvido no processo e que possa acompanhar o trabalho efectuado posteriormente. A empresa externa pode trabalhar por um período de tempo ou por vários dias por mês no projeto designado. - Gestão integral da conta de viagens corporativas. No caso de não haver um profissional de viagens de negócios, o serviço completo pode ser terceirizado com um gestor de viagens que fará toda a gestão para a otimização dos custos e a satisfação do viajante, de forma que se torne o intermediário entre a agência de viagens, a empresa e o viajante. A empresa externa, neste caso, está disponível diariamente para prestar o apoio necessário na gestão quotidiana.