Qual a importância da comunicação interdepartamental no Programa de Viagens?

RAQUEL VAQUERO, Business travel manager de GESTAMP

A responsabilidade pela gestão das viagens corporativas, está a ser partilhada na maioria das empresas, direta ou indiretamente, por vários departamentos chave;vários departamentos chave, embora seja verdade que o papel do gestor de viagens, independentemente do enclave departamental do mesmo, é vital. A comunicação desempenha um papel muito importante no seu trabalho e função dentro da empresa.

O gestor de viagens não só deve ter um elevado nível de conhecimento do sector das Viagens de Negócios e da relação interdepartamental dentro da empresa, como também deve ser capaz de convencer e sensibilizar para tudo o que considere relevante. Deve criar valor, demonstrando uma contribuição ativa e contínua, apresentando uma estratégia alinhada com os objectivos globais da empresa e convencendo internamente sobre a importância do envolvimento proactivo de todos os departamentos que considere necessários.

Dado que as despesas com viagens têm um grande impacto no resultado final da maioria das empresas, e porque as viagens são agora uma disciplina interdepartamental, é necessário criar uma equipa que reúna os principais departamentos envolvidos no processo. Geralmente são os de RH, Compras, Finanças-Administração, Controlling, IT e Serviços Gerais, sem esquecer o apoio da Direção. Com base nos objectivos globais da empresa, que geralmente se traduzem na obtenção e quantificação de poupanças de custos, cada um destes departamentos-chave concentrará os seus esforços na concretização dos seus objectivos prioritários no âmbito do Programa de Viagens.

A Política de Viagens, considerada como a principal alavanca de contenção de custos, actuando antes de estes serem incorridos, é um dos objectivos prioritários dos departamentos de RH e de Compras. Outro dos objectivos do departamento de RH será o de promover a comunicação entre a empresa e o colaborador, zelando pelos interesses deste último e pela segurança da viagem, estabelecendo todos os procedimentos e regras da empresa e do colaborador;A qualidade da viagem pode ser um fator chave na qualidade da viagem, e a qualidade da viagem pode ser um fator importante na capacidade da empresa em satisfazer as necessidades e expectativas do trabalhador. A qualidade das deslocações pode resultar num aumento da motivação dos colaboradores para este departamento.

A nível tecnológico, o Departamento de TI desempenha um papel indispensável. O aconselhamento e acompanhamento na implementação de soluções tecnológicas como ferramentas de self-booking, portais de viagens, actualizações de possíveis conteúdos na Intranet ou fluxos de autorização em pedidos de viagens, entre outros, é essencial antes de tomar qualquer decisão.

O principal interesse dos Departamentos de Compras e Financeiro está orientado para a maximização das poupanças e para o controlo das despesas. Para as Compras, os sistemas de gestão da informação são indispensáveis e prioritários para o desempenho da sua função de, entre outras, análise e negociação com os fornecedores e concentração de volumes. As Finanças tentarão também assegurar um processo ótimo de reconciliação nos meios de pagamento estabelecidos na empresa, bem como a automatização de processos, como as liquidações de despesas indirectas geradas na viagem.

É desejável que os vários interesses gerais e multi-departamentais do nosso programa de viagens encontrem um guarda-chuva de apoio de alguém no Steering Committee. Procuram-se resultados tangíveis a curto-médio prazo e sustentáveis a longo prazo, demonstráveis em qualquer altura. Uma vez alcançado, o efeito de comunicação interna a partir do topo da pirâmide hierárquica da nossa empresa, será uma tarefa fácil, e será um forte argumento para considerar o nosso Programa de Viagens como algo que faz parte das prioridades da nossa empresa.