Quais são as chaves para a organização de um evento híbrido com conteúdos e participação em linha/fora de linha?

ROSA GARRIGA, colaboradora do Event ROI Institute e do MPI

 

Uma das coisas mais importantes é formar duas equipas, uma para a parte presencial e outra para a parte virtual. Um evento com estas características exige uma capacidade de reação muito rápida. Não são certamente para os fracos de coração.

O mestre de cerimónias virtual desempenha um papel fundamental neste processo. É ele quem facilita a interação real entre os participantes. Existem ferramentas muito eficazes para o efeito, desde o próprio Twitter ao GotoMeeting, por exemplo. Se fizerem perguntas aos oradores na plateia e não obtiverem uma resposta rápida, é mais fácil que se cansem e se desliguem.

Quando há pausas no evento presencial, é preciso ter conteúdo pronto para divulgação online. E não estou a falar de colocar uma câmara fixa a apontar para o auditório e pronto, mas sim de realizar pequenas entrevistas com os participantes ou oradores e lançar resumos em vídeo do dia.

Além dos participantes, alguns dos palestrantes podem intervir à distância a partir de qualquer parte do mundo. Isto pode enriquecer muito as sessões a um custo muito baixo, uma vez que não há custos de transporte e alojamento. De qualquer forma, este tipo de intervenções deve ser curto para funcionar bem.

Em qualquer caso, mas especialmente no passado, a preparação prévia é essencial, e através do canal online a duração pode ser esticada à vontade. Com as redes sociais e aplicações específicas, cada vez mais pessoas estão a optar pela programação de temas propostos pelos futuros participantes. Em qualquer caso, é sempre aconselhável um equilíbrio entre os conteúdos fornecidos pelos especialistas e os propostos pelos participantes.