Os quatro desafios da política de viagens__ (por Óscar García)

Estamos perante uma situação económica e tecnológica mundial claramente diferente. O turismo e as viagens de negócios e a forma como os gerimos mudaram. Os desafios já estão à nossa frente.

 

A política de viagens é um dos temas recorrentes na gestão de viagens e, na minha opinião, um dos mais críticos. Antes de mais, é necessário definir o que se entende por política de viagens. Uma possível definição poderia ser o conjunto de procedimentos e regras que uma empresa estabelece para gerir o seu programa de viagens.

O primeiro desafio refere-se ao âmbito de atuação. Este conjunto de regras deve abranger o programa de viagens do princípio ao fim, ou seja, para além de regular os elementos tradicionais, como o transporte, o alojamento e o canal de compras, deve começar no pedido de serviços e ir até ao fim do processo, com os custos indirectos e a sua correcta imputação aos centros de custos.

O segundo desafio é alinhar a política de viagens com os objectivos da empresa. Este conjunto de regras e procedimentos é “a ferramenta” para otimizar o programa de viagens e, como tal, deve servir os objectivos da empresa.

Por vezes, a política de viagens é muito aberta e flexível, criando uma  pseudo-sossego, uma vez que a maioria dos viajantes a cumpre, embora não necessariamente na prossecução do objetivo empresarial.

O novo ambiente empresarial está também a mudar a conceção das viagens corporativas e temos de nos colocar algumas questões mais incómodas:

É isto que a empresa procura, acrescenta valor ou vantagem competitiva? O facto de não se fazerem estas perguntas não significa que a concorrência não as esteja a fazer.

O terceiro desafio centra-se na globalização. Isto não é novo, embora tenhamos assistido a uma aceleração das implementações e surja o grande dilema: política de viagens global, local ou híbrida? Do meu ponto de vista, cada mercado tem as suas particularidades, incluindo cada zona geográfica do mundo. A ideia que muitas empresas têm posto em prática é desenvolver uma "política guarda-chuva" geral e permitir um grau de adaptação local desde que não vá contra as regras gerais.

Finalmente, no quarto desafio, gostaria de falar sobre dois pontos que estão muito no início, mas que já estão a dar origem a debates nas empresas. Refiro-me à forma como os viajantes podem interagir com as redes sociais durante as viagens de negócios.


Um comentário sobre o hotel onde está hospedado ou a cidade que está a visitar pode criar um conflito. Afinal de contas, está a representar uma empresa nessas viagens. Muitos de nós temos antigos colegas nas nossas redes sociais que podem agora trabalhar para um concorrente e, sem sabermos, podemos estar a dar informações sobre os clientes que estamos a visitar.


O outro ponto que gostaria de abordar é o da mobilidade. A política geral é que os viajantes não podem descarregar aplicações nos seus tablets ou smartphones, mas muitas destas aplicações facilitam a vida do viajante e reduzem o stress, mantendo-o informado.

Mais cedo ou mais tarde, as empresas terão de definir ferramentas que acrescentem valor durante a viagem e permitir a sua instalação, a solução atual é que os viajantes transportem dois telemóveis, um profissional e um pessoal, nos quais descarregam o que lhes é útil.

Em resumo, a política de viagens tem de ser um documento útil e tem de ser actualizada de acordo com as necessidades da empresa, uma vez que o facto de a maioria dos viajantes a cumprir não significa necessariamente que cumpra a sua função. Num futuro próximo, a política de viagens ou outro conjunto de regras terá que definir a interação com as novas ferramentas disponíveis para os viajantes, as redes sociais corporativas e a mobilidade estão em ascensão.

Para qualquer dúvida ou esclarecimento pode contactar-me no meu e-Mail: oscar.garcia@forumbusinesstravel.com ou no meu twitter: @ogarciaguillen

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