O que é que o gestor de viagens deve ter em conta na gestão da segurança dos viajantes?

Data : 03/11/2014
Autor : Forum Business Travel

RAQUEL GUTIÉRREZ, Travel Manager Outsourced de GAS NATURAL FENOSA

Aquilo a que chamamos Duty of Care é a obrigação das empresas de informar, cuidar e proteger os seus empregados numa viagem de negócios. O principal objetivo é o bem-estar do viajante, mas também está em causa a continuidade da atividade, uma vez que está em causa a continuidade da atividade da empresa;A reputação da empresa pode sofrer quando ocorrem incidentes se estes não forem corretamente geridos.

A legislação espanhola é uma das mais rigorosas do mundo neste domínio. Por este motivo, é necessário ter um cuidado especial para garantir que estamos cobertos para todos os incidentes possíveis. A apólice contratada não tem de ser necessariamente a de melhor cobertura, mas sim a que melhor se adapta às necessidades da empresa, tendo em conta que os meios de pagamento também têm seguros de viagem associados.

A empresa tem de informar os viajantes sobre o nível de risco do país de destino. Este é um dever que está refletido na própria Constituição e no Código Penal. O gestor de viagens pode complementar este requisito, fornecendo informações completas e independentes para tornar a viagem mais fácil e segura. Trata-se de uma tarefa educativa muito importante porque ajuda a prevenir. Este conteúdo pode ser complementado durante a viagem com avisos e recomendações. Com dispositivos móveis, é mais fácil todos os dias ter informações atualizadas em todos os momentos.

A assistência trabalho do gestor de viagens também é essencial. Em caso de qualquer eventualidade, a tarefa mais urgente é localizar os viajantes e comunicar com eles enquanto os protocolos de segurança são activados e a intervenção com a companhia de seguros é gerida, bem como com os seus familiares ou amigos.

Para gerir bem a segurança das viagens, é necessário criar equipas multidisciplinares organizadas em comités de risco. Estas equipas podem incluir representantes internos de RH, finanças, relações públicas e o gestor de viagens, juntamente com consultores externos da agência de viagens, do método de pagamento ou de uma empresa de apoio contratada 24 horas por dia. É preferível designar um gestor. Os planos de ação devem abranger o antes, o durante e o depois da viagem.

Os processos de monitorização e acompanhamento são aqueles que servem para auditar o programa de segurança e fazer quaisquer alterações necessárias para melhorar a resposta no futuro.