O Forum Business Travel recomenda a gestão partilhada das viagens de negócios
As empresas podem poupar entre 10% e 20% com uma gestão adequada da procura, ou seja, transferindo parte da responsabilidade de escolher as viagens que são realmente necessárias e os custos totais envolvidos para os seus empregados que viajam. Esta é a conclusão da sessão de formação do Forum Business Travel realizada esta manhã em Barcelona.
O cálculo das possíveis poupanças baseia-se num relatório da empresa de consultoria AT Kearney, que foi referido várias vezes por Alberto Delgado, chefe de Compras Corporativas do Banco BBVA, na sua apresentação sobre "Gerir a procura de viagens corporativas para otimizar as poupanças".
Habitualmente utilizada no controlo dos custos indirectos, esta estratégia começa agora a ser aplicada também aos programas de viagens. Como refere o relatório, "o controlo da procura é um mecanismo comprovado de eliminação de custos para as empresas sem afetar a sua capacidade executiva".
O especialista do Forum Business Travel explicou a um grande grupo de gestores de viagens em Barcelona que “com uma gestão adequada da procura é possível detetar as causas das despesas, adaptar a política de compras às necessidades da empresa e eliminar consumos desnecessários”.
Na nova orientação que as empresas estão a dar à sua política de viagens, a responsabilidade começa a ser partilhada entre a direção e os empregados que viajam regularmente. “Exercemos muita pressão sobre os fornecedores. Queremos preços mais baixos ou melhores serviços, mas já parámos para pensar na razão do nosso próprio consumo de viagens?", pergunta Alberto Delgado.
Segundo ele, permitir que os funcionários co-gerenciem os seus próprios gastos tem uma série de vantagens. Entre elas, reduz a estrutura de custos ao atacar a fonte de consumo, equilibra os gastos às necessidades reais e instala na empresa uma cultura de autocontrolo muito necessária nestes tempos de crise económica na Europa.
O orador da FBT recomenda às empresas que estabeleçam um ponto de partida com uma radiografia dos processos utilizados, recorrendo a fontes de informação internas e externas e aprendendo com as melhores práticas. A partir daí, é possível implementar o novo modelo orientado para a procura, identificando oportunidades de melhoria em colaboração com os próprios empregados viajantes.