"A crise pandémica ajudou-nos a colocar a tónica no viajante".
A flexibilização das restrições abre novos desafios para a gestão quotidiana dos gestores de viagens de negócios, que têm de acompanhar mais colaboradores em destacamento num contexto internacional ainda marcado por uma enorme incerteza. Judit Navalón
, Business Travel Coordinator & Event Planner na Eurofragance, partilha as suas experiências."Como é que a sua empresa está a lidar com a retoma das viagens?
Estamos a proceder a uma retoma faseada, sujeita a restrições e medidas sanitárias. Desde o verão passado, viajámos pela Europa, voámos entre Barcelona e o Dubai e até fizemos um repatriamento a partir de Singapura. Estamos a preparar-nos para a Beautyworld Middle East em outubro. Estamos realmente ansiosos por viajar, encorajados pelos progressos do IATA Travel Pass e do certificado digital Covid da UE. É bom que as companhias aéreas estejam a aderir a estas iniciativas. A flexibilidade e a adaptabilidade dos fornecedores são de louvar.
Quais são os critérios que estabeleceu para escolher entre viajar ou fazer videoconferências?
É uma questão de saber se a viagem é essencial ou não. Apostámos muito na tecnologia e estamos satisfeitos com as possibilidades que ela oferece. Tem de ser avaliada em cada caso.
Como é que a pandemia mudou a forma como viajamos?
A Covid-19 representou um desafio sem precedentes. Tivemos de nos adaptar muito rapidamente. Ajudou-nos a rever todos os procedimentos e, como gestores de viagens, a colocar o foco no viajante em termos de saúde, segurança e suas necessidades. A flexibilidade das tarifas, com os seus novos critérios de alteração e cancelamento, tem ajudado muito, com políticas de cancelamento.
Agora o dever de cuidado é mais relevante do que nunca,
Os viajantes estão mais exigentes. Como gestores, temos de antecipar os riscos e ser proactivos. A evolução dos riscos deve ser feita de forma mais analítica, tendo em conta não só o destino, mas também a duração da viagem, a própria disposição do colaborador, ou a necessidade de um seguro extra.
Como monitorizar os colaboradores?
É importante monitorizar antes, durante e depois da viagem. É necessário dispor de fontes fiáveis. Por exemplo, o Timatic, o serviço da IATA, funciona muito bem. A informação com o empregado tem de ser fluida e bidirecional. O feedback do viajante é muito importante, porque fornece muita informação que pode ser incluída na política. Além disso, se for necessário estabelecer protocolos de emergência, envolver não só o gestor de viagens, mas também a direção geral e o departamento de Recursos Humanos. O trabalho torna-se mais complicado, é preciso ter formação.
Que modificações foram necessárias nos processos de autorização?
Antes, o gestor de viagens não tinha tanta visibilidade e agora está envolvido desde o primeiro momento. O mesmo acontece com o comité de direção. Estamos todos informados sobre quem viaja, para onde viaja e como viaja. Nestas circunstâncias é importante que toda a empresa esteja a par.
"E no que diz respeito à comunicação interna?
Temos aproveitado uma ferramenta de comunicação que já temos para criar uma secção a que chamamos "World & Mobility News’. Todos os dias publicamos todas as informações que nos chegam. Os viajantes estão actualizados, mas também é uma mais-valia para os funcionários, para que possam ver como está a mobilidade no mundo. Além disso, temos também uma parte dedicada à covid, bem como recomendações de webinars a que podem assistir. Por outro lado, tentamos tornar a viagem o mais fácil possível, com relatórios personalizados sobre a sua viagem, datas, requisitos necessários, links para formulários, recomendações, endereços para PCR no destino, etc.
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