Os processos manuais continuam a dificultar o controlo das despesas com viagens de negócios

59% das organizações reconhecem que têm de corrigir erros manuais antes de tomarem decisões financeiras, enquanto mais de metade continua a depender de tarefas manuais para elaborar previsões. Um estudo da SAP Concur alerta que a má qualidade dos dados e a falta de integração entre sistemas continuam a comprometer o controlo das despesas, especialmente nas viagens de negócios.

As empresas continuam a enfrentar problemas significativos decorrentes da gestão manual de dados financeiros. É o que reflete o último relatório global CFO Insights elaborado pela SAP Concur, segundo o qual 59% dos CEOs e responsáveis financeiros reconhecem que têm de corrigir erros manuais antes de utilizar os dados para análise ou tomada de decisões.

O estudo destaca uma realidade que continua a condicionar a eficiência financeira das organizações: a dependência excessiva de tarefas manuais e a falta de integração entre sistemas. De facto, 51% dos líderes financeiros admitem que ainda combinam processos manuais com ferramentas tecnológicas para realizar previsões económicas, enquanto apenas 4% afirmam ter eliminado completamente este tipo de tarefas.

A situação tem um impacto direto em áreas especialmente sensíveis, como a gestão de viagens corporativas, onde intervêm múltiplas plataformas, fornecedores e fontes de informação. Esta fragmentação obriga a rever constantemente os dados para evitar erros, desvios orçamentais e problemas de controlo interno.

Entre as principais causas desta dependência de processos manuais contam-se as dificuldades em integrar dados entre sistemas (55%), a necessidade de utilizar modelos personalizados (49%), as limitações das ferramentas atuais de previsão financeira (45%) e a persistência de processos herdados dentro das empresas (41%).

João Carvalho, diretor de SAP Finance & Spend Management para o Sul da Europa, afirma que «o verdadeiro desafio já não é aceder à tecnologia, mas dispor de dados fiáveis sobre os quais construir». Segundo explica, as organizações que conseguirem consolidar uma base de dados sólida estarão mais bem preparadas para otimizar investimentos e melhorar o controlo das despesas.

O relatório também evidencia a falta de confiança na qualidade dos dados. 100% dos CEOs e diretores financeiros inquiridos afirmam que precisam de rever ou corrigir a informação antes de a utilizarem na tomada de decisões. Entre os principais problemas detetados destacam-se a falta de critérios homogéneos em toda a organização (62%), a escassa cultura de dados dentro das equipas (49%) e a ausência de responsáveis claros pela sua qualidade (40%).

As consequências refletem-se também nas previsões financeiras. Quatro em cada dez responsáveis financeiros consideram que as previsões imprecisas são um dos principais desafios internos das suas organizações. Além disso, apenas 31% dos CEOs e diretores gerais confiam plenamente na fiabilidade das previsões de custos da sua empresa.

Paralelamente, a inteligência artificial continua a ganhar terreno nos departamentos financeiros, embora o seu desenvolvimento seja limitado precisamente pela má qualidade dos dados. 53% dos inquiridos consideram que bases de dados sólidas aumentam o retorno dos investimentos em IA, mas essa mesma percentagem identifica os problemas de qualidade e integração dos dados como o principal obstáculo à obtenção de resultados reais.

Atualmente, a IA é utilizada sobretudo para previsão de receitas (51%), análise de riscos (45%), previsão da procura (43%) e planeamento de cenários (41%). No entanto, os responsáveis tecnológicos alertam que a falta de competências em análise de dados, governança e inteligência artificial dentro das equipas financeiras continua a dificultar a sua implementação efetiva.