Uma em cada quatro facturas de hotel apresenta discrepâncias em relação à tarifa negociada.

De acordo com um estudo realizado pela GBTA em cooperação com a HRS, as empresas estão a pagar 14% mais por viagens de negócios do que o negociado quando são encontradas discrepâncias entre o que foi acordado e o que foi pago. Um quarto das mais de 500.000 tarifas analisadas estava errado ou não incorporava corretamente os detalhes dos serviços.

O inquérito global, realizado durante os primeiros quatro meses do ano, revela que 86% dos gestores de viagens verificam a informação quando carregam as tarifas para confirmar as diferenças entre as tarifas negociadas e pagas dos hotéis e os serviços incluídos nos programas de viagens empresariais. De acordo com os dados analisados, 17% dos contratos de hotéis contêm erros. 32% dos gestores inquiridos auditam as suas tarifas quando fazem alterações, 10% auditam semanalmente ou mensalmente (4% e 6%, respetivamente) e 22% de dois em dois meses. Um em cada sete gestores de viagens não efectua este tipo de auditoria.

As razões para a falta de controlo são, segundo 42%, a falta de recursos internos; para 16%, a ausência de um orçamento para externalizar a tarefa. Da mesma forma, para 18%, a realização de tais auditorias não representa uma redução na taxa e, portanto, não é uma de suas prioridades.

Após a RFP (Request for Proposal)

e as negociações do contrato, os dados são introduzidos nos GDS (Global Distribution Systems) e nos sistemas de reserva utilizados pelos viajantes e agentes de viagens. Devido à falta de padrões no sector, como a variação das categorias de quartos, ocorrem erros, tanto humanos como de sistemas, que podem causar desvios entre os valores acordados e os dados que aparecem na ferramenta de reservas da empresa.

Um em cada seis contratos hoteleiros auditados contém discrepâncias, a maioria na tarifa, seguida da categoria do quarto, das comodidades e da política de cancelamento.

O estudo da HRS sobre 500 mil tarifas revela que 25% estão erradas.  Este desvio mostra que há muito a fazer nos programas que os gestores de viagens gerem, pois as empresas estão a pagar 14% mais do que aquilo que negociaram.

Por região, o estudo indica que as discrepâncias na América Latina são de 18%, nos EUA e na APAC de 14% e as empresas da EMEA pagam mais de 11% do que tinham negociado.

Ele também mostra que a forma como as auditorias são realizadas varia significativamente dependendo do gestor de viagens: 52% auditam as tarifas internamente e manualmente. Outros subcontratam a tarefa às suas agências (38%), ao seu fornecedor de soluções hoteleiras (15%) ou a outro consultor externo (11%). 36% esperam que os seus viajantes informem quando uma tarifa está incorrecta, o que pode ser a forma menos eficaz de monitorizar e controlar discrepâncias.

16% confiam no hotel para informar o gestor de viagens quando ocorre uma discrepância. No entanto, a maioria dos hotéis não tem a capacidade de verificar todos os contratos e, devido à fidelidade à marca, muitas vezes relutam em fornecer essas informações.