Síntese da conferência de Barcelona sobre as alavancas de negociação com os fornecedores
O Forum Business Travel analisou as estratégias de negociação com os fornecedores de viagens de negócios na sua sessão de formação realizada a 21 de abril em Barcelona. A apresentação feita por Esther Benavent, gestora de categoria de Serviços Indirectos da GB FOODS, sublinhou que estas relações devem proporcionar valor a ambas as partes e não devem centrar-se no aspeto puramente económico.
Como Benavent explicou aos cerca de cinquenta gestores de viagens reunidos no hotel NH Collection Barcelona Constanza, o essencial é procurar um equilíbrio entre os diferentes clientes internos da empresa, criar as expectativas adequadas, medir o esforço e a dedicação à importância da empresa;expectativas adequadas, dimensionar o esforço e dedicação à importância da categoria que está a ser negociada e definir uma estratégia nas tecnologias que suportem todo o processo.
Para começar, é importante definir a categoria de compras, neste caso, todas as viagens de todas as unidades de negócio, bem como os tipos de serviços demandados. Os principais têm a ver com o transporte (avião, comboio, rent-a-car,...), o alojamento (quarto, estacionamento, wifi, pequeno-almoço, early check in, late check out,… ), mas também devemos ter em conta o restauração (almoços, jantares, bebidas,…), os transfers (táxi, transportes públicos, etc.).Um indicador crítico é aquele que aponta como o valor da compra é gerado e percebido entre os clientes internos, tanto ao nível da gestão como ao nível do viajante. O orador explicou como definir o valor-alvo e as alavancas necessárias para alcançá-los.
Para os viajantes, está no grau de serviço dos fornecedores (wifi, embarque prioritário, assentos XL, vouchers pagos, seguro de aluguel de carro, etc.), o nível de serviço prestado pelos fornecedores (wifi, embarque prioritário, assentos XL, vouchers pagos, seguro de aluguel de carro, etc.), o efeito de compra.), a facilidade de reserva, a possibilidade de fazer sugestões de hotéis ou a flexibilidade nos menus, entre outros. Para a direção, o valor da gestão reside no cumprimento da política de viagens, na otimização dos custos e no conforto e segurança do viajante. A direção da empresa aprecia particularmente a conciliação dos pagamentos, os processos automatizados, os relatórios e a faturação eletrónica.
Como salienta Esther Benavent, no processo de negociação é necessário calibrar a importância relativa da categoria de compras dentro das despesas da empresa e medir o esforço e o valor que ela contribui.Nestes tempos de mudança económica, é importante concentrar-se não só na situação atual, mas também na evolução das despesas previstas,”, pointó.A natureza em constante mudança dos produtos e serviços oferecidos torna esta tarefa extremamente difícil.
ESTRATÉGIA DE COMPRAS
Para a estratégia de compras, o documento apresentado pelo Forum Business Travel recomenda:
Transporte aéreo: Pedir informação para tirar conclusões; identificar as rotas mais procuradas pela empresa; estabelecer acordos corporativos reais com KPIs que possam ser avaliados; considerar a possibilidade de tarifas web para destinos menos procurados.
Alojamento: Concentrar as dormidas em determinados hotéis para conseguir poder de negociação; estabelecer acordos com cadeias com forte presença em destinos menos frequentados.
Rent-a-car: Utilizar apenas empresas com acordo.
Vários: Tratar diretamente com a gestão de salas de reunião; acordos com empresas de táxis nas principais cidades.
MEDIÇÃO DE VALORES
De todos os dados recebidos, é necessário extrair informações úteis para ter um controle da categoria ou avaliar os serviços:
KPIs programa de viagens: Saber se as alavancas marcadas (antecipação de reservas, uso do SBT, etc.) estão a funcionar.
KPIs de impacto: Indicar os gastos da categoria. Existem diferentes possibilidades de comparação: períodos, nível de poupança, grau de satisfação, incidentes, percentagem de reembolsos e trocas, etc.
KPIs de conformidade: Número de reservas efectuadas fora e dentro da política de viagens, de acordo com a parametrização das ferramentas de reserva,
Para o orador, o benchmarking pode ser muito útil porque "aprende-se sempre alguma coisa". O ideal é fazê-lo em empresas do mesmo sector, na medida do possível, para que os benchmarks sejam comparáveis.
Os Pedidos de Cotação Electrónicos (eRFPs) são muito eficazes, segundo o orador, “pois estabelecem uma relação justa e transparente com os fornecedores”. O sistema de leilões é outra opção, mas Benavent desaconselhou a sua utilização para produtos ou serviços essenciais, porque implicam um risco. Além disso, não costumam considerar serviços complementares.
Quanto ao consumo colaborativo, tão em voga neste momento, a especialista da FBT indicou que as centrais de compras podem ser injustas para as empresas que fornecem maior volume. Esther Benavent admitiu a sua preferência por centrais de compras com empresas mesmo de outros sectores, dado que as poupanças são repartidas de forma mais proporcional.