Resumo da conferência sobre as sinergias entre as viagens de negócios e as reuniões_Madrid
Sobre o título "Juntos, mas não misturados: Sinergias entre viagens de negócios e reuniões", o Forum Business Travel realizou no dia 16 de junho, no hotel Meliá Avenida de Amé rica, em Madrid, a sessão de formação antes das férias de verão. Embora a gestão de ambas as áreas seja cada vez mais coordenada dentro das empresas, é verdade que não é fácil combinar as necessidades.
O dia começou com uma apresentação de Margarita Algaba, chefe do Departamento de Serviço de Delegados dos Laboratórios Rovi. Com base na experiência da sua empresa, defendeu a utilidade de ter pelo menos duas agências, uma para as viagens de negócios e outra para a atividade MICE. "Há agências que são muito eficientes nas viagens de negócios, mas não têm a criatividade e flexibilidade que as reuniões e eventos exigem", explicou Algaba.
A procura de sinergias traduz-se sobretudo numa política comum de fornecedores, na medida do possível, porque as necessidades das duas áreas não são as mesmas. Também é difícil estabelecer níveis homogéneos de comparação de preços, serviços e indicadores de qualidade, mas os fornecedores estão a fazer progressos nesse sentido, segundo o especialista.
Embora os processos de planeamento MICE sejam ainda muito manuais, a existência de ferramentas relacionadas com a gestão de clientes (CRM), que por vezes estão ligadas a soluções de self-booking, está a melhorar muito a gestão deste departamento.
Por outro lado, Margarita Algaba referiu que medir o retorno do investimento (ROI) no caso das reuniões e eventos é complicado:"A única forma de o calcular é compará-lo com as vendas, mas neste caso não existe uma relação direta. Além disso, uma política de ROI a curto prazo é um erro. Existem outros parâmetros, como a projeção da marca, a satisfação do cliente, a qualidade…”
AGENCY VIEWING;N DE LA AGENCIA
A visão da agência veio da mão de Alberto Mestre, diretor da Meetings &; Events da American Express Global Business Travel, que sublinhou que existe uma evolução dos travel managers no sentido de uma maior participação na organização de eventos, devido às sinergias que ocorrem em ambas as áreas.
Na sua opinião, é necessário procurar pontos em comum, mas ter cuidado com as políticas de compras: nem sempre os mesmos fornecedores são os mais eficientes para cada finalidade. Mestre alertou ainda para a complexidade de aplicar o modelo de transaction fee aos eventos, dada a variedade de produtos e serviços envolvidos.
Outro aspeto da gestão MICE são os níveis de qualidade de serviço. De acordo com o executivo da American Express GBT, cada empresa deve estabelecer os seus próprios indicadores de acordo com as suas necessidades e interesses. As viagens de negócios estão mais evoluídas nos processos de relatórios, enquanto na área de reuniões e eventos a tecnologia está apenas começando a chegar agora. Mestre relacionou esta questão com o retorno do investimento para admitir que as ferramentas de medição também devem levar em conta outros aspectos além da economia.
TRAVEL FRICTION
O Fórum Business Travel terminou o dia com uma apresentação do seu sócio cofundador Óscar García intitulada "O conceito de Traveler Friction e Traveler Experience". A intervenção começou com uma forte conclusão: “As condições de viagem têm um impacto financeiro nas empresas”.
Garcóa defendeu que o conforto e as experiências de viagem positivas são importantes para a produtividade dos viajantes e que as empresas que descuram este aspeto podem perder oportunidades de negócio e de expansão. Em relação à política de recursos humanos, também é preciso ter cuidado porque os funcionários talentosos podem sair se as condições não forem boas. O salário não é tudo”.
É o conceito de fricção da viagem: “Viajar gera stress, há falta de oxigénio nos aviões, come-se pior e a horas erradas, os viajantes de negócios não costumam ir ao ginásio do hotel, nem relaxam visitando a cidade depois da reunião.... É uma questão de qualidade de vida e isso também faz parte do custo total da viagem, o custo humano, não apenas o custo do transporte, do hotel ou das despesas extra. Na minha opinião, é necessário procurar um equilíbrio entre os dois.