Resumo da conferência sobre as sinergias entre as viagens de negócios e as reuniões_Barcelona
O Fórum Business Travel realizou no dia 18 de junho, no hotel Tryp Apolo de Barcelona, a segunda das suas sessões sob o título "Juntos, mas não misturados: Sinergias entre as viagens de negócios e as reuniões", que nesta ocasião teve como orador principal Rafael Grande, presidente da Associação de Gestores de Eventos (EMA) e responsável pelos Eventos Globais da Almirall.
Rafael Grande
Rafael Grande
começou a sua intervenção colocando aos presentes a questão central do dia: “?"Até que ponto chega o trabalho do gestor de viagens e onde começa o do meeting planner?Depois de analisar as possibilidades de colaboração entre ambas as partes, o especialista aponta para a necessidade de diversificar a contratação com a agência. Na sua opinião, os grandes intermediários de viagens de negócios são muito eficientes nas viagens de negócios, mas quando se trata de reuniões e eventos, o seu papel pode tornar-se meramente logístico.
Embora os processos de planeamento MICE sejam ainda muito manuais, a existência de ferramentas relacionadas com a gestão de clientes (CRM), que por vezes estão ligadas a soluções de self-booking, está a melhorar muito a gestão deste departamento.
Brande também falou sobre a medição do retorno do investimento (ROI). Na sua experiência, não existem métodos completamente fiáveis.“Se ninguém tem uma solução definitiva nas viagens de negócios, muito menos no sector MICE”, salienta. O gerente global de eventos da Almirall exorta as empresas a definir claramente o que estão interessadas em medir, de acordo com seus objetivos ao organizar um evento.
VISÃO DA AGÊNCIA
A visão da agência partiu de Alberto Mestre, diretor de Meetings & Events da American Express Global Business Travel, que salientou que há um aumento do número de empresas que estão a participar no evento; que há uma evolução dos travel managers no sentido de uma maior participação na organização de eventos, devido às sinergias que ocorrem em ambas as áreas.
Na sua opinião, é necessário procurar pontos em comum, mas ter cuidado com as políticas de compras: nem sempre os mesmos fornecedores são os mais eficientes para cada finalidade. Mestre alertou ainda para a complexidade de aplicar o modelo de transaction fee aos eventos, dada a variedade de produtos e serviços envolvidos.
Outro aspeto da gestão MICE são os níveis de qualidade de serviço. De acordo com o executivo da American Express GBT, cada empresa deve estabelecer os seus próprios indicadores de acordo com as suas necessidades e interesses. As viagens de negócios estão mais evoluídas nos processos de relatórios, enquanto na área de reuniões e eventos, a tecnologia está apenas começando a chegar agora. Mestre relacionou esta questão com o retorno do investimento para admitir que as ferramentas de medição também devem levar em conta outros aspectos além da economia.
TRAVEL FRICTION
O Fórum Business Travel terminou o dia com uma apresentação do seu sócio cofundador Óscar García intitulada "O conceito de Traveler Friction e Traveler Experience". A intervenção começou com uma forte conclusão: “As condições de viagem têm um impacto financeiro nas empresas”.
Garcóa defendeu que o conforto e as experiências de viagem positivas são importantes para a produtividade dos viajantes e que as empresas que descuram este aspeto podem perder oportunidades de negócio e de expansão. Em relação à política de recursos humanos, também é preciso ter cuidado porque os funcionários talentosos podem sair se as condições não forem boas. O salário não é tudo”.
É o conceito de fricção nas viagens: “Viajar gera stress, há falta de oxigénio nos aviões, come-se pior e a horas erradas, os viajantes de negócios não costumam ir ao ginásio do hotel, nem relaxar visitando a cidade depois da reunião.... É uma questão de qualidade de vida e isso também faz parte do custo total da viagem, o custo humano, não apenas o custo do transporte, do hotel ou das despesas extra. Na minha opinião, é necessário procurar um equilíbrio entre os dois.