Qualidade do serviço e transparência marcam as negociações das viagens de negócios para 2017
As empresas espanholas estão em plena negociação com os seus fornecedores de viagens para o próximo ano, e enfrentam o processo com a tónica na qualidade e transparência do transporte, alojamento e serviços intermediários, para além da poupança. É o que se depreende das conclusões da conferência de outubro do Forum Business Travel.
As empresas com orçamentos de viagens médios a grandes estão a recorrer cada vez mais aos RFPs (Request for Proposal), uma espécie de documento de concurso que enviam aos seus fornecedores para recolher as suas propostas financeiras. O último trimestre do ano financeiro é normalmente o momento para este processo e o objetivo para 2017 centra-se, para além da poupança, na garantia de transparência e qualidade de serviço, de acordo com os gestores de viagens do Forum Business Travel.
“Independentemente do volume de compras, os RFPs se tornaram uma ferramenta muito útil para entender melhor o que está acontecendo no mercado”, diz Javier Amigo, gerente de compras da Campofrío. De acordo com a sua experiência, as empresas estão a aumentar a complexidade destes pedidos e a alargá-los a mais fornecedores, e não apenas aos habituais, de forma a terem mais elementos de comparação.
Graças a estes concursos, as negociações com companhias aéreas, cadeias hoteleiras, aluguer de automóveis e agências de viagens são agora mais rápidas e eficientes, uma vez que a recolha de informações e propostas foi automatizada. Como Raquel Vaquero, gestora de viagens da Gestamp Services,
A tecnologia é sinónimo de evolução no ambiente de compras, mas o fator humano não deve ser descurado. Embora os RFP sejam ferramentas muito úteis, não chegam a todos os fornecedores do segmento de Business Travel com a mesma eficácia. As relações com as agências, por exemplo, são mais complicadas devido à diversidade de serviços que prestam.No caso das locadoras de veículos, o problema está em chegar a acordos sobre extras em todos os países onde atuam, Silvia Magdaleno, consultora da Squeeze Travel. Ela também chama a atenção para a relutância das alianças em acordar termos em conjunto.
O futuro dessas ferramentas de negociação está na integração de todos os elementos associados às viagens, desde a gestão de táxis até os restaurantes. Para Miguel Dalmau, diretor de Compras da Universidade de Barcelona, a chave está, acima de tudo, na procura de um equilíbrio entre a satisfação do utilizador que viaja e o investimento da empresa.
Charles de Bonnecorse, diretor de vendas para Espanha da American Express Global Business Travel, sublinha o mesmo ponto: "O lançamento de RFPs de viagens é uma excelente oportunidade para as empresas incluírem melhorias nos processos, reverem a política de viagens e incorporarem as necessidades actuais e futuras da empresa. Não deve ser entendido apenas como uma questão de poupança, mas de encontrar um equilíbrio entre o serviço necessário e o investimento efectuado.