Quais são os benefícios de ter uma ferramenta de gestão de despesas de viagem abrangente?

&AÁGUEDA LÓPEZ, Diretor Comercial da EDENRED

 

Podemos encontrar duas vantagens principais num sistema de gestão de despesas, entendido como uma ferramenta online que permite à empresa receber e ter informação centralizada sobre as despesas de deslocação.

A primeira vantagem é a eficiência administrativa. À medida que a atividade e a dimensão de uma empresa aumentam, torna-se mais complexo gerir as despesas diárias dos colaboradores destacados. Algo tão comum como preparar, supervisionar e validar uma nota de despesas pode muitas vezes envolver horas de trabalho administrativo, dependendo do número de empregados e do tipo de despesas que a empresa paga sob esta rubrica.

Uma ferramenta de gestão de despesas deve facilitar a comunicação destas despesas por parte do colaborador e, da mesma forma, possibilitar à empresa a recolha e controlo automático desta informação, simplificando assim a gestão e poupando nos custos administrativos.

Por outro lado, há uma parte de poupança muito importante, uma vez que tendo todos os custos controlados, a empresa fica mais apta a otimizar os recursos. Uma boa ferramenta é mesmo aquela que permite à empresa canalizar o pagamento através de um cartão que está integrado no sistema. Desta forma, é mais fácil para a empresa adaptar o sistema de pagamentos às políticas de gastos da empresa, eliminando o risco de despesas injustificadas, uma vez que qualquer despesa efectuada através deste meio de pagamento estará inequivocamente de acordo com as condições impostas pela empresa, que terão sido previamente definidas no sistema.

Por último, mas não menos importante, hoje em dia, a informação desempenha um papel muito importante em qualquer área da empresa. É vital ter os dados à mão para tomar decisões que nos afectam, tanto no dia a dia como a médio ou longo prazo. No caso das despesas de deslocação, não é menos importante. Dispor de informação em tempo real sobre o comportamento dos empregados em relação às despesas de deslocação dar-nos-á um maior conhecimento para podermos negociar com os fornecedores ou reduzir uma rubrica que esteja a ficar fora de controlo.