Quais são as dificuldades de adaptação dos contratos globais à política de viagens local?

ROGELIO GRACIA
Meetings & Congress Local account en PFIZER SPAIN

 

Uma vez anunciada a política global de viagens, a primeira coisa a fazer é criar um “comité de ação” com os departamentos envolvidos e decisivos na validação, adaptação e implementação destas políticas. Mais concretamente, Jurídico, Conformidade/Finanças, Compras, Recursos Humanos e Gestor de Viagens.

Cada um destes departamentos desempenha um papel importante para garantir que estas políticas são implementadas de forma eficaz e de acordo com as normas locais, como explico de seguida:

O  departamento Jurídico é responsável por saber se alguma secção da política global não está em conformidade com algum dos requisitos legais do país, como requisitos de vistos ou proteção de dados.

Os departamentos de Compliance/Financeiro são responsáveis por determinar se os meios de pagamento, relatórios de despesas, impostos locais e categorias de hotéis, bem como o tipo de serviços aéreos e terrestres podem ser aplicados ao país, pois há particularidades em cada um que não podem ser extrapoladas. Além disso, ambos os departamentos devem ser muito claros quanto aos métodos de pagamento dos serviços prestados. Atualmente, o meio de pagamento mais eficiente para todos os serviços é o cartão de crédito, mas em Espanha ainda existe uma grande relutância em distribuí-lo indiscriminadamente a todos os viajantes.

Na área das Finanças, o objetivo é otimizar ao máximo os recursos, reduzindo ao máximo o número de viagens, o alojamento e a tarifa média a pagar. Estas medidas causam, por vezes, algum desconforto ao viajante, pois não lhe é dada tanta liberdade para escolher como viajar e onde ficar.

O departamento de RH é responsável por verificar se as políticas globais seguem as directrizes locais com as acordadas e se não prejudicam os direitos adquiridos dos trabalhadores. No entanto, uma política local, se actualizada, deve ser sempre igual ou mais restritiva do que a global.

O departamento de Compras deve certificar-se de que os contratos assinados globalmente com empresas hoteleiras e companhias aéreas cumprem todos os termos e condições comerciais do país, pois há cláusulas que diferem de região para região.

Um fator importante na implementação de uma política de viagens, é parametrizar a sua utilização e controlá-la com as ferramentas de self-booking, uma aposta segura e de grande valor, tanto para o viajante como para a empresa.

O Gestor de Viagens é responsável por tornar a política global visível e compreensível a nível local; por outras palavras, é responsável por garantir que a política é justa, agrada a todos os viajantes tanto quanto possível e que estes não só a acatam, mas também a compreendem e cumprem. Para levar a cabo esta tarefa, é essencial ter o apoio incondicional do Comité de Direção e do departamento de Comunicação, que desempenha um papel fundamental para saber o que e como as políticas devem ser comunicadas aos funcionários. Em suma, o Gestor de Viagens desempenha um papel crucial, uma vez que é o ponto focal para todos os aspectos do processo de viagem, desde o momento da reserva até ao momento do regresso do destino, para o qual deve ser um bom negociador, um comunicador que se baseia em argumentos sólidos.