Os fornecedores poderão tornar mais rigorosas as condições de reserva para reuniões e eventos
O sector das reuniões e eventos deverá registar um crescimento positivo a nível mundial em 2016, mas prevê-se um agravamento das condições de reserva, o que afectará as negociações entre fornecedores e organizadores. Estas são as principais conclusões do último estudo de previsão da CWT.
O estudo salienta que as condições de cancelamento total e parcial se tornarão mais rigorosas, o que tornará as negociações com os fornecedores mais importantes para os organizadores de reuniões.
A quarta edição desta previsão, que é publicada anualmente, fornece aos organizadores de eventos dados regionais abrangentes - incluindo o custo médio diário por participante e a dimensão média do grupo - para os ajudar a planear e a elaborar o orçamento para o ano seguinte.
As principais descobertas das diferentes regiões do mundo incluem:
• A economia imprevisível na Ásia Pacífico poderia dificultar a situação na região, embora a demanda mais forte da China e da Índia possa aumentar o tamanho dos grupos e os preços.
• A elevada procura de espaços para reuniões e eventos na América do Norte excede a oferta, tornando-a um mercado mais favorável para os vendedores. Perante este cenário, o planeamento é particularmente importante.
• Entretanto, na Europa, os compradores estão a ganhar poder negocial, uma vez que a região está a registar um crescimento lento mas constante.
• Os picos de alta demanda devem ocorrer durante os Jogos Olímpicos de 2016 e durante os Jogos Paraolímpicos no próximo verão, resultando potencialmente em uma escassez de espaço para reuniões.
O relatório deste ano também oferece uma série de dicas práticas para os organizadores de reuniões e eventos antes de 2016. As recomendações incluem:
Planeje com antecedência:
Conscientize-se de que certos hotéis em mercados de alta demanda não bloqueiam espaço ao lidar com pedidos de disponibilidade. Vale a pena decidir se você pode ser flexível com as datas.
Orçamento cuidadoso sem negligenciar os participantes: alimentos e bebidas ainda são um item muito importante no custo por participante. Recomenda-se ajustar este item para gerir os orçamentos sem negligenciar a promoção de alternativas saudáveis que continuam a ser uma opção muito popular entre os participantes.
Tempo é dinheiro: a antecedência com que as inscrições e os contratos com os locais são feitos continua a diminuir. No entanto, o alargamento do prazo de antecedência para eventos de maior dimensão pode proporcionar aos organizadores um maior poder de negociação.