Os eventos virtuais, longe de substituírem as reuniões "presenciais", constituem um grande desafio.

As tendências para o próximo ano no mundo dos eventos são, como habitualmente, a tecnologia e a criatividade como dois aspectos fundamentais. A par das preocupações com a segurança e o retorno do investimento, é surpreendente que as reuniões virtuais não estejam a arrancar, de acordo com um estudo da American Express Meetings & Events.

De acordo com o “2018 Global Meetings and Events Forecast” da American Express Meetings & Events, estas são as principais tendências que irão moldar o sector MICE no próximo ano: 

1.TECNOLOGIA Quando se trata de “deixar uma marca” e melhorar a experiência do participante no evento, a tecnologia está a emergir cada vez mais como uma arma poderosa para transformar o evento numa experiência. A realidade virtual, a inteligência artificial, a utilização de drones e a robótica são algumas das opções que estão a ser cada vez mais incorporadas na conceção e execução de eventos.

As aplicações móveis continuam a ser a ferramenta tecnológica por excelência para reforçar a fidelização, a interação antes, durante e depois do evento e, em geral, para melhorar a experiência do participante. De acordo com o estudo, a utilização de aplicações antes, durante e após o evento irá crescer durante 2018 em todas as regiões. A Europa, com 3,5%, é a região onde este aumento será mais acentuado.

Entre as vantagens de ter uma app no âmbito de um evento, os profissionais do sector destacam a melhoria do networking e da interação entre os participantes, a melhoria do envolvimento dos participantes, a possibilidade de poder comunicar em tempo real alterações no evento, e a possibilidade de poder comunicar em tempo real alterações no evento;O evento poderá comunicar praticamente em tempo real alterações de última hora ou situações de emergência, bem como a possibilidade de disponibilizar aos participantes documentação, reservas, etc., por via eletrónica.

Mas os profissionais que participaram do estudo também destacam que, além de conectar e fidelizar os participantes, os aplicativos estão se tornando uma ferramenta fundamental para o planejador de reuniões quando se trata de gerenciar e planejar cada um dos elementos envolvidos na organização do evento. E ajuda o organizador a “tomar o pulso” ao evento em tempo real através de opiniões e reacções dos participantes, bem como para a recolha e interpretação de dados que nos ajudarão a identificar padrões e tendências através de inquéritos, monitorização de conteúdos em redes sociais, espaços para conteúdos partilhados, etc.2. SEGURANÇA. A crescente preocupação do meeting planner com a segurança está também entre as tendências que marcarão os eventos durante 2018 e que, sem dúvida, marcarão a experiência do participante. A instabilidade política, social e económica em muitos países é um fator a ter em conta na escolha de um destino para um evento. Na América Central, 50% dos participantes inquiridos consideram que a segurança é o principal fator que determina a sua escolha de destino, enquanto na Ásia-Pacífico este número também sobe para 41%. Na Europa, 33% dos participantes classificam a segurança como a principal prioridade, não só na escolha do destino, mas também na escolha do transporte, do alojamento ou das actividades oferecidas aos participantes no destino.3.ESTRATÉGIA: Por seu lado, muitos dos participantes no estudo concordam que existe um desejo crescente de ter uma estratégia de eventos que esteja totalmente alinhada com os objectivos estratégicos da empresa em questão. Este ponto torna-se um elemento fundamental quando se trata de atribuir orçamentos e afetar recursos humanos e materiais à conceção e execução de eventos, mas também de estabelecer uma estratégia coerente e consistente que redunde e contribua para os objectivos gerais da empresa.No entanto, o relatório também salienta que as empresas têm um enorme desafio pela frente no que respeita ao estabelecimento de uma estratégia para os eventos, uma vez que, em muitos casos, o evento ainda é visto como um custo e não como um investimento que pode impulsionar e apoiar a estratégia global da empresa.  

4.RETORNO DO INVESTIMENTO:

4. Avaliar rigorosamente o resultado dos eventos ainda é muitas vezes uma tarefa inacabada, mas o estudo mostra que as empresas estão cada vez mais a enfatizar a importância de quantificar a eficácia de um evento de alguma forma. A tecnologia torna-se protagonista neste ponto, pois permite-nos, por exemplo, monitorizar reacções, opiniões, experiências ou reacções do participante em tempo real, transformando esta enorme quantidade de informação em dados úteis através das possibilidades oferecidas pelo big data.5. “FACE TO FACE”: Menos de um terço dos participantes no estudo acreditam que os eventos virtuais constituirão mais de 10% do número total de eventos que terão lugar durante 2018. De acordo com os profissionais do sector de todas as regiões, as ferramentas tecnológicas, como a videoconferência, podem ser úteis para pequenos eventos internos ou como complemento de um evento presencial. Mas o organizador do evento ainda está ciente de que o “face to face” traz vantagens, como a qualidade das relações entre os participantes ou as possibilidades de networking, que dificilmente poderiam ser substituídas pelo evento virtual.6.6.CREATIVIDADE: Ao procurar que o participante viva uma experiência única e genuína, os eventos tornam-se cada vez mais criativos. Como qualquer estratégia de comunicação ou marketing, o evento gira cada vez mais em torno de um conceito criativo que permeia todos os elementos envolvidos na celebração do evento, bem como o pré e o pós-evento. A maioria dos participantes sugere que o facto de um evento ser criativo é um fator determinante para que seja um sucesso para os seus participantes.7.

7.BEM-ESTAR: A crescente preocupação com a saúde e o bem-estar também chegou ao evento. Os participantes no inquérito referem que é cada vez mais comum escolher locais, actividades ou dietas que favoreçam o bem-estar dos participantes e a sua crescente preocupação com a boa forma física e a saúde.