Os canais de comunicação interna são vitais para o cumprimento das políticas.
Os canais através dos quais os viajantes de negócios recebem directrizes políticas e informações sobre os serviços contratados têm uma influência decisiva no cumprimento e na geração de poupanças, de acordo com um estudo realizado pela Global Business Travel Association (GBTA) em colaboração com o fornecedor de soluções hoteleiras HRS.
De acordo com o relatório, Comunicação da Política de Viagens: Compreender as desconexões e aumentar a conformidade, as políticas de viagens das empresas só podem ser eficazes e gerar poupanças se forem corretamente comunicadas ao viajante profissional. Além disso, a perceção que um viajante frequente tem da política da sua empresa é mais importante do que as disposições reais dessa política.
Menos de metade dos viajantes profissionais que responderam ao inquérito disseram que recebem as políticas da sua empresa e as instruções de viagem por correio eletrónico, embora 56% tenham dito que preferiam receber informações desta forma.
Muitos destes empregados recebem as suas directivas em reuniões presenciais ou através de um manual interno, embora possam não estar receptivos a estes meios de comunicação.
Se o método de divulgação dos pormenores dos serviços contratados não for eficaz, o colaborador acaba por ter de duplicar algumas despesas
De qualquer forma, segundo o inquérito realizado pela GBTA e pela HRS, a política de viagens continua a ser o principal fator de influência no processo de reserva. De facto, 79% dos viajantes corporativos afirmam que ela desempenha um papel “importante” ou “muito importante” na forma como fazem os seus pedidos de viagem.
Tanto é assim que dois terços dos viajantes empresariais afirmam que reservam o seu hotel, voo e transporte terrestre através de canais aprovados pela política de viagens.