Onde termina o trabalho do gestor de viagens e começa o trabalho do organizador de reuniões?

Nas empresas em que as viagens de negócios e as reuniões e eventos são geridos pelo mesmo departamento, é necessária uma estreita colaboração entre as duas áreas para gerar sinergias, poupanças e eficiências, embora tal não seja fácil de conseguir.

É necessário estudar, por exemplo, até que ponto os modelos de remuneração utilizados pelas viagens de negócios em relação às agências podem ser replicados. Estamos a falar da transação, da taxa, da taxa de gestão, etc. As grandes agências especializadas em corporate podem tornar-se fornecedores logísticos (transporte aéreo, alojamento, transferes, etc.) das reuniões e eventos da empresa, mas é possível que se tenha de recorrer a outras agências ou empresas para os outros serviços agregados (catering, decoração, etc.), bem como para os outros serviços (catering, decoração, etc.).), para além do marketing ou da comunicação.

 

Em todo o caso, tanto as viagens de negócios como a atividade de meetings &; events partilham cada vez mais soluções tecnológicas que permitem o controlo e a monitorização do início ao fim (end-to-end). Tanto as viagens corporativas quanto os eventos geram uma grande quantidade de despesas extras que precisam ser contabilizadas e analisadas.

Entre os grandes desafios dos eventos corporativos está o cálculo do retorno do investimento. Se nas viagens de negócios a tarefa é complicada, no sector MICE as dificuldades multiplicam-se, porque em muitas ocasiões o objetivo de um evento não está diretamente ligado ao aumento do volume de negócios da empresa. Além disso, cada empresa tem que decidir o que realmente está interessado em valorizar.

Por outro lado, embora os processos no planeamento de reuniões e eventos sejam ainda muito manuais, a existência de ferramentas relacionadas com a gestão de clientes (CRM), que por vezes estão ligadas a soluções de self-booking, está a melhorar muito a gestão deste departamento.

 

(Post by Rafael Grande, Head of Global Events & Relationship Marketing at ALMIRALL and president of the Events Managers Association)