O que significa a aprovação dos recibos digitais pela Agência Tributária?

JOEL VICIENT, fundador e diretor executivo da CAPTIO

 

Eliminar ao máximo o papel dos fluxos de trabalho da empresa traz benefícios que, neste momento, dificilmente é necessário justificar.  A migração para o digital é uma tendência com uma longa história no mundo dos negócios. A utilização do papel como suporte de fluxos de trabalho está frequentemente relacionada com tarefas manuais, processos não integrados, erros de introdução, falta de visibilidade… em suma, factores negativos que afectam a eficiência e o controlo.

As organizações estão conscientes destes problemas e adoptaram progressivamente ferramentas e metodologias para transferir os seus processos para o mundo digital, tanto quanto possível. No entanto, existem ainda alguns redutos que continuam a resistir a esta transformação. O papel ainda sobrevive em fluxos com determinadas características que dificultam a sua eliminação.

Um exemplo claro é a gestão de despesas da empresa. Apesar de existirem várias ferramentas no mercado que permitem a gestão digital do processo de reporte, validação e reembolso das notas de despesas, até há pouco tempo existia um fator que se pode considerar externo à empresa e que impedia a total digitalização do processo.

A obrigação legal perante as autoridades fiscais torna - ou tornaria, como veremos adiante - necessário manter o documento justificativo original. Isto implicava integrar a entrega de todos os recibos e facturas no fluxo da gestão das despesas. Todos estes papéis, para efeitos de uma possível inspeção, eram guardados num dossier. No caso de ter de justificar alguma despesa, esta era a fonte a consultar.

Por lei, os documentos comprovativos devem ser guardados por um período de 4 anos.

Isto significa muito papel para acumular e durante muito tempo. Mais uma vez, nesta situação, os efeitos negativos do suporte de um processo em papel vêm ao de cima. Dificuldades em localizar um recibo, perda de documentos e a impossibilidade, no caso dos recibos, de pedir uma cópia, originais deteriorados com o passar do tempo…

A nova geração de ferramentas de gestão de despesas dá um passo definitivo para a “despapelização”n” deste processo. Os actuais processos de digitalização de documentos aprovados pela Agência Tributária permitem, agora, uma total independência do papel. Os documentos de suporte digitalizados com as ferramentas que têm o carimbo da Agência têm a mesma validade para efeitos legais e fiscais que os originais.

Isto abre a possibilidade de dispensar completamente o papel, tanto para efeitos legais como de gestão dentro da própria empresa. Em termos de benefícios: eficiência, controlo e total tranquilidade face a qualquer tipo de auditoria.