O futuro da gestão de viagens passa pelo processamento integrado de dados

As empresas são confrontadas com uma diversidade crescente de fontes de informação sobre viagens, desde agências de viagens a métodos de pagamento e consolidadores de hotéis. A chave para melhorar a sua gestão reside em ferramentas que automatizam e integram os dados, que estão a ser cada vez mais implementadas, de acordo com as conclusões da conferência sobre digitalização realizada em Madrid e Barcelona pelo Forum Business Travel.

A entrada de novos fornecedores de viagens de negócios, como plataformas de gestão de táxis, consolidadores de hotéis, processamento de vistos e gestão de parques de estacionamento, está a obrigar as empresas a processar mais dados sobre as viagens dos seus funcionários. Muitos estão a recorrer a soluções automatizadas que permitem dedicar mais tempo à análise e à tomada de decisões.

Estima-se que, sem a ferramenta certa, os gestores de viagens podem passar 80% do seu tempo a introduzir e processar dados e 20% a interpretá-los para melhorar a gestão e conseguir poupanças. Trata-se de investir estes termos e gastar o mínimo de tempo possível em tarefas puramente mecânicas", diz Jes&strong> s Cristóbal, Diretor de Vendas da Sand / Qlik Luminary.

A realidade é que o sistema mais difundido para esta função é a folha de cálculo Excel que, apesar de ser uma aplicação muito poderosa, não consegue responder aos desafios que o Big Data apresenta tanto aos fornecedores como aos consumidores de viagens corporativas. Neste sentido, o futuro passa pela implementação de dashboards. O que não é medido não pode ser melhorado”, lembra o especialista em Gestão de Viagens Agustín Casado.

Como explica Raquel Vaquero, gestor de viagens da Gestamp, “todos os dados são iguais se não os tratarmos corretamente”. As ferramentas de dashboard consolidam informações de diversas fontes, tanto internas quanto externas, dão maior visibilidade aos KPIs (Key Performance Indicators), indicadores de desempenho essenciais para os departamentos de compras e, claro, facilitam a definição da estratégia na área de viagens.

De acordo com Vaquero, o tratamento integral dos dados "tem de envolver todos os departamentos da empresa que tenham alguma relação com as viagens". O gestor de viagens da Gestamp recomenda ainda "estabelecer uma escala de objectivos e um acompanhamento periódico". Se estas condições estiverem reunidas, o scorecard pode ser uma ferramenta muito útil na negociação com os fornecedores.

Como complemento aos oradores, os grupos de trabalho reunidos pelo Forum Business Travel em Madrid e Barcelona, com a participação de mais de uma centena de gestores de viagens, analisaram o futuro da digitalização;Eles enfatizaram a necessidade de qualidade de dados em vez de quantidade, a padronização de formatos para favorecer a integração e a formação de funcionários.

 

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