Metade de todas as reuniões de empresa são simples e geridas de forma muito flexível.

Data : 31/08/2018
Autor : Forum Business Travel

Metade de todas as reuniões realizadas no ambiente empresarial são reuniões simples, de pequeno formato, que são replicadas com requisitos mínimos, de acordo com um estudo internacional realizado pela HRS, em colaboração com a GBTA e a MPI. A percentagem sobe para 58% na Europa. A flexibilidade na sua gestão cria ineficiências de custos.

O estudo, o primeiro do género, centra-se exclusivamente na gestão de reuniões simples, e entrevistou membros da Global Business Travel Association (GBTA) e da Meeting Professionals International (MPI), para oferecer tanto os pontos de vista dos Meeting Professionals International (MPI) como da Global Business Travel Association (GBTA);e Meeting Professionals International (MPI), para oferecer os pontos de vista dos compradores de viagens e planeadores de reuniões .

52% das empresas reservam as suas reuniões individuais fora dos canais de reuniões "geridos" e 70% dos inquiridos não seguem um processo de licitação obrigatório para reservar reuniões individuais.

Em termos de locais escolhidos,

As empresas não utilizam uma solução de reuniões simples, 77% procuram hotéis ou locais exclusivamente através de canais de consumo. Quando as empresas têm uma solução, 72% dos planejadores preferem usá-la para planejar e reservar reuniões simples.

"Esta pesquisa nos mostra com dados algo que a indústria há muito suspeita. As reuniões simples representam custos significativos dentro das empresas, mas são geridas de forma muito flexível, o que pode ter um custo para as empresas em termos de resultados, satisfação da reunião e cumprimento do dever, diz Jessica Collison, directora de pesquisa da GBTA.

RESERVAÇÕES

Ao reservar reuniões simples, é provável que a maioria dos inquiridos utilize canais de consumo, tais comoligar para um hotel ou visitar um sítio Web de eventos e/ou um sítio Web de viagens de consumo. Muitos dependem exclusivamente dos canais do consumidor e apenas 30% dos inquiridos dizem que a sua empresa tem um processo de licitação obrigatório para reuniões individuais.

Ao utilizar os canais do consumidor ou ao seguir políticas informais, é difícil utilizar tarifas de grupo negociadas, fazer comparações consistentes, verificar a segurança dos locais e garantir a conformidade com as políticas internas. O uso do canal do consumidor também elimina essencialmente a possibilidade de obter tarifas mais baixas ou outras comodidades que poderiam ser obtidas com o volume de reservas de hotéis de uma empresa.

Abbie Michaelson, vice-presidente de reuniões e grupos da HRS, diz que os planeadores de reuniões prevêem um crescimento de quase 4% no próximo ano;A dura realidade desta pesquisa destaca a urgência que as empresas precisam de tomar quando se trata de melhorar a gestão de reuniões simples.

PROCESSOS E MEDIÇÃO

Apenas um em cada cinco inquiridos utiliza uma plataforma RFP-e para reuniões simples. Estas plataformas permitem às empresas solicitar e comparar propostas para as suas reuniões. Nos EUA, os planeadores de reuniões (35%) têm mais probabilidades do que os compradores de viagens (19%) de utilizar uma ferramenta RFP-e para reuniões simples.

Apenas um quarto (28%) dos entrevistados tem KPIs em vigor quando se trata de medir reuniões simples e o valor que elas criam, embora esse número seja muito maior na América Latina (38%) do que na América do Norte (20%) ou na Europa (21%). Nos EUA, os planeadores de reuniões (31%) são muito mais propensos do que os compradores de viagens (4%) a ter KPIs em vigor.

Os inquiridos classificaram encontrar o local certo (73%), maximizar o orçamento e obter poupanças (64%) e a conformidade com a política da empresa (40%) como os factores mais importantes na reserva e gestão de reuniões simples.