Como é que o CRM facilita a gestão de viagens, reuniões e eventos?
MARGARITA ALGABA, Chefe do Departamento do Serviço de Delegados dos LABORATÓRIOS FARMACÉ UTICOS ROVI
Da experiência que temos na Rovi, com um gestor de viagens e eventos desenvolvido dentro do CRM, éeste tornou-se o motor de trabalho por muitas razões:
-Como em quase todas as ferramentas de CRM, atribui-se orçamentos e tem-se um fluxo de autorização de gastos.
-Contém também um event master, a partir do qual damos indicações aos utilizadores e explicamos que serviços podem ser solicitados.
-O sistema facilita o controlo do cumprimento do código e da política de viagens, impedindo a participação em eventos não autorizados ou a solicitação de serviços que não cumpram determinados parâmetros.
Além disso, o processo de gestão é verdadeiramente eficiente:
Uma vez autorizados os serviços, estes passam automaticamente para o sistema de reservas da agência onde lhes é atribuído um locador, que é devolvido ao CRM.
-Cada troca subsequente de informações ou orçamentos entre a agência e o requerente é registada e datada no sistema, para que seja possível o rastreio e a auditoria.
-A documentação de viagem é alojada automaticamente em cada serviço. O utilizador recebe um e-mail com um link para o serviço de onde pode descarregar os documentos ou consultar as mensagens. Ganhámos muita produtividade com esta melhoria.
Todas estas mudanças de estado são registadas com uma data, o que nos permite analisar o estado de gestão de cada serviço e detetar possíveis atrasos ou incidentes. Além disso, podemos calcular os prazos de gestão objectivos, analisar o cumprimento do SLA e detetar os pontos problemáticos do processo em que costumam existir estrangulamentos.
O processo de controlo e contabilização de despesas também foi optimizado:
Os valores pré-facturados são armazenados no CRM, permitindo o controlo dos desvios de preço face ao orçamento e à fatura final.
-O sistema atribui um ID a cada serviço solicitado (bilhete de avião, alojamento, etc.), permitindo a sua rastreabilidade desde o momento em que é solicitado até à sua contabilização. Isto proporciona um elevado grau de transparência e controlo. A despesa de cada serviço de viagem contabilizado está perfeitamente identificada e detalhada no CRM e os utilizadores sabem-no. Não há facturas surpresa ou desvios imprevistos de despesas.