As preocupações com a segurança colocam novos desafios ao gestor de viagens
37% dos gestores de viagens que participaram num inquérito realizado pela ACTE e pela American Express Global Business Travel estão a ver como as suas empresas estão cada vez mais preocupadas com as questões de segurança dos viajantes. De acordo com os autores do estudo, este facto coloca os gestores perante novos desafios, mas também oportunidades.
Confrontadas com a crescente proeminência da segurança na indústria global de viagens, as empresas estão a adaptar-se e a concentrar os seus esforços na implementação de ferramentas para responder à preocupação cada vez mais palpável dos viajantes de negócios nesta área.
No entanto, de acordo com um novo estudo da ACTE (Association of Corporate Travel Executives)
em colaboração com a American Express Global Business Travel (GBT), esta preocupação tornou-se numa oportunidade para o gestor de viagens. O gestor de viagens está a emergir, dentro das empresas, como a figura-chave para a conformidade e a implementação de ferramentas e procedimentos para garantir a segurança dos seus viajantes.
Neste sentido, Luis Dupuy de Lôme, diretor geral da American Express Global Business Travel Spain, assinala que “o viajante de negócios tem uma visão cada vez mais clara das suas necessidades quando viaja, sendo a segurança uma das mais importantes. E o seu sentimento de segurança aumenta quando tem consciência de que o seu gestor de viagens sabe o que está a fazer a todo o momento para o apoiar e proteger no caso de uma situação inesperada. Isto ajuda a reforçar a confiança, a aumentar a produtividade dos empregados e, em última análise, a gerar um ambiente favorável que resulta em equipas mais motivadas e empenhadas.A investigação, intitulada Take the Lead on Duty of Care for the Modern Business Traveller, e concebida como o terceiro estudo da série Meet the Modern Business Traveller, demonstrou que o viajante de negócios moderno está mais motivado e empenhado do que nunca;, demonstrou que mais de um terço dos gestores de viagens participantes (37%) estão a ver como as suas empresas estão cada vez mais preocupadas com questões relacionadas com a segurança. Entretanto, 35% dos inquiridos afirmam que esta preocupação se manteve estável.No entanto, apesar do facto de a segurança estar cada vez mais presente entre as preocupações das empresas, muitas delas ainda não criaram os mecanismos necessários para lidar rápida e eficazmente com esta prioridade. De facto, mais de um quarto dos gestores de viagens (27%) não dispõe de um plano de contingência detalhado de seis meses para lidar com potenciais situações críticas no destino.
A ausência de tais planos pode estar relacionada com o facto de uma grande proporção de reuniões e encontros serem raramente planeados com antecedência suficiente. Apenas 14% das empresas declaram convocar os principais interessados para reuniões planeadas uma ou mais vezes por mês.
O status quo de muitas empresas baseia-se em agir reactivamente a uma crise, em vez de ser proactivo e antecipar potenciais situações de emergência. Mas isso pode colocar o viajante em risco e, em última análise, a ação reactiva não fornece a base para o estabelecimento de procedimentos e protocolos para o futuro. O planeamento proactivo é uma necessidade num contexto global de ameaças crescentes", diz Greeley Koch, diretor executivo da ACTE.
Além disso, a crescente preocupação com a segurança ainda precisa de permear e estender-se à política de viagens das organizações. Um inquérito realizado como parte deste estudo em setembro de 2016 revelou que mais de metade dos gestores de viagens (54%) ajustaram a sua política de viagens para se adaptarem às novas necessidades dos viajantes relacionadas com a segurança. Dados mais recentes, no entanto, destacam esta tendência: a partir de hoje, 58% dos gestores de viagens não fizeram quaisquer alterações à sua política de viagens nos primeiros seis meses do ano (2017) em resposta às crescentes preocupações de segurança.
O GESTOR DE VIAGENS, MOTOR DE MUDANÇA
Apesar do ritmo lento da mudança na política corporativa, muitos gestores de viagens já começaram a agir, introduzindo ou aprimorando várias medidas destinadas a aliviar a necessidade de segurança dos viajantes.
A grande maioria dos inquiridos (83%) recorre à tecnologia para o acompanhamento dos viajantes, enquanto 79% partilham proactivamente informações de segurança com o viajante. Outras ferramentas utilizadas pela maioria dos gestores de viagens incluem formação em segurança, tecnologia de check-in de emergência, serviços de segurança da sua TMC (Travel Management Company) e planos de ação detalhados para situações de emergência.
De acordo com os dados do inquérito, existem 3 áreas em que uma grande parte dos gestores de viagens gostaria de se concentrar: quase metade (45%) gostaria de ter mais apoio da sua agência de viagens; 40% gostariam de oferecer mais formação em segurança aos seus viajantes; e 38% querem implementar tecnologia de check-in em situações de emergência.
No entanto, os participantes referem que o custo de um maior apoio das agências de viagens e da implementação de sistemas de check-in de emergência é um fator dissuasor. Além disso, admitem que a falta de conhecimento sobre os produtos e serviços de segurança disponíveis também influencia a lenta implementação de medidas de segurança. A este respeito, o gestor de viagens deve manter um diálogo constante com a agência de viagens para enfrentar estes desafios.
Uma área em que o gestor de viagens encontra menos barreiras é a capacidade de fornecer uma comunicação de segurança proactiva aos seus viajantes. De facto, 60% acreditam que fornecem informações adequadas e suficientes ao viajante, enquanto 27% reconhecem que estão a trabalhar para melhorar esta área.