As empresas perdem tempo e dinheiro por não automatizarem as despesas de viagem
Tickets perdidos ou danificados, notas de despesas manuais ou num simples ficheiro Excel
As empresas têm um controlo deficiente das despesas geradas durante as viagens dos empregados, o que atrasa os seus processos administrativos, para além de perderem a recuperação do IVA. Embora existam soluções tecnológicas no mercado, apenas uma minoria as utiliza.
Em todo o mundo, 65% das empresas gerem manualmente as suas despesas de viagens de negócios (táxis, restaurantes, portagens, parques de estacionamento, comida e bebida, etc.), utilizando um formulário em papel, um ficheiro Excel ou um simples controlo visual. Cerca de 41%
consideram o controlo destas despesas como um objetivo prioritário para 2016, sobretudo tendo em conta que a previsão para este ano é de um aumento de 4,9%.
Estes são alguns dos dados fornecidos nas últimas sessões do Fórum Business Travel, que confirmaram a baixa taxa de automatização num capítulo que, em alguns casos, pode ser ainda maior do que o atribuído ao transporte aéreo, alojamento e aluguer de automóveis. Como explica Montse Díaz, especialista em Gestão de Viagens, apesar da existência de soluções multi-ferramentas no mercado, as empresas perdem muito dinheiro em IVA não recuperado, que representa cerca de 14% das despesas. Mas há também o custo administrativo. Segundo dados baseados em vários estudos fornecidos por Gaëlle Cheveu Mongreville, responsável da Notilus Espa a, os custos indirectos representam 4,6% do orçamento das viagens. Pelo menos na Europa, esta rubrica ascende a uma média de 563 euros por viajante e por ano. Por outras palavras, de cada vez que alguém viaja por motivos profissionais, a sua empresa tem de gastar 26 euros
Para melhorar o controlo, Mongreville recomenda a definição de uma política de reembolso, a normalização dos procedimentos, a automatização da contabilidade e o pagamento com cartões de empresa. A este respeito, Oacute;scar García, sócio cofundador da FBT, chamou a atenção para os novos actores: “Apple, Google e Facebook estão a trabalhar em sistemas de pagamento eletrónico que podem revolucionar os processos de liquidação de despesas, um novo negócio para eles com o qual pretendem quebrar o mercado”.
Os dispositivos móveis desempenharão um papel fundamental neste domínio. Muitas empresas já estão a utilizar sistemas para digitalizar bilhetes e recibos de viagem, que só precisam de ser fotografados para introduzir os dados no sistema de contabilidade. Algumas destas ferramentas são aprovadas pela administração fiscal, pelo que já não é necessário guardar recibos em papel.
De acordo com Charles de Bonnecorse, diretor de vendas para Espanha da American Express Global Business Travel, “há já algum tempo que as empresas não pedem apenas úHá já algum tempo que as empresas não só pedem uma gestão simples das suas viagens de negócios, como também necessitam de um aliado estratégico que as ajude a ter um controlo exaustivo de todas as rubricas de despesas relacionadas com as viagens de negócios. Para poder prestar este apoio, é necessário dispor das soluções tecnológicas adequadas que assegurem este controlo contínuo, que garantam o cumprimento dos orçamentos e que maximizem a poupança de despesas e processos.