As empresas começam a associar a gestão de viagens e reuniões

A procura de poupanças e sinergias está a levar muitas empresas a coordenar a gestão entre viagens e reuniões e eventos, apesar de as suas orientações dependerem muitas vezes de departamentos diferentes. Esta tendência está ligada à política de concentração de fornecedores para obter melhores ofertas, de acordo com as conclusões das conferências do Forum Business Travel em Madrid e Barcelona.

 

Tanto assim é que, em algumas empresas, o gestor de viagens corporativas está a assumir tarefas relacionadas com a organização de convenções e reuniões internas, incluindo eventos, dado o seu conhecimento privilegiado do mercado e dos fornecedores de transporte, alojamento e outros serviços associados às necessidades de mobilidade das empresas.

Embora a gestão de ambas as vertentes possa ser de alguma forma coordenada, a verdade é que é mais comum o recurso a diferentes agências de viagens. De acordo com Margarita Algaba, responsável pelo Departamento de Serviço de Delegados dos Laboratórios Rovi, "a criatividade e flexibilidade por vezes necessárias para organizar reuniões e eventos é diferente da eficácia dos processos estandardizados para as viagens de negócios comuns".

Outra preocupação dos gestores de viagens e planeadores de reuniões é calcular o retorno do investimento envolvido em viagens e eventos. No primeiro caso, a medição é relativamente mais fácil. Quando se investe em viagens, normalmente é para abrir um negócio. Se o conseguirmos, temos o retorno. Com os eventos, por outro lado, é muito mais complicado de quantificar", explica Algaba. Em convenções e eventos, outros fatores entram em jogo, como imagem de marca, fidelização, satisfação, etc.

Para Rafael Grande, presidente da Associação de Gestores de Eventos em Espanha (EMA) e chefe de Eventos Globais da Almirall, “a chave é saber onde termina a gestão do gestor de viagens e onde começa a do planeador de reuniões e, acima de tudo, decidir o que queremos medir de acordo com os objectivos estabelecidos pela empresa”.

O grande desafio para tirar partido da gestão coordenada de ambas as áreas "é implementar uma política comum de fornecedores", afirma Alberto Mestre, diretor de Meetings & Events da American Express Global Business Travel. Segundo o especialista, "esta estratégia pode levar a poupanças interessantes ao concentrar as compras, mas também é preciso ter cuidado, porque os fornecedores que são eficientes para uns fins não são tão eficientes para outros".

Como refere Óscar García, sócio fundador do Forum Business Travel, “da mesma forma que as empresas definem a sua política de viagens de negócios, também devem criar directrizes de compra quando se trata de reuniões e eventos. É a melhor forma de optimizarem os seus recursos."

Com o título "Juntos, mas não misturados: Sinergias entre as viagens de negócios e as reuniões", o Forum Business Travel realizou a sua última conferência de gestores de viagens em Madrid e Barcelona, a 16 e 18 de junho, respetivamente, com a presença de mais de uma centena de gestores de viagens.

O Forum Business Travel realizou a sua última conferência de gestores de viagens em Madrid e Barcelona, a 16 e 18 de junho, respetivamente, com a presença de mais de uma centena de gestores de viagens.