A flexibilidade é essencial para implementar políticas de viagens globais.
O desafio de implementar uma política de viagens em diferentes países só pode ser enfrentado com uma estratégia de flexibilidade. A cultura empresarial de cada mercado determina os aspectos do programa que devem ser adaptados e, em todo o caso, é sempre mais eficaz convencer do que vencer. Os gestores de viagens do Forum Business Travel analisaram as dificuldades da globalização em Barcelona, a 10 de abril.
Como disse José Montes Cabello, especialista em Business Travel,a política de viagens é como um livro de regras de futebol, mas tem de ser viva, mutável e adaptável. É preciso ter uma visão global para tomar decisões sobre melhorias ou mudanças a serem feitas e é preciso levar em conta a cultura empresarial do mercado. A nível local, é possível enriquecer a política global para benefício de todos.
O painel de peritos do Forum Business Travel discutiu, entre outras coisas, os benefícios e os inconvenientes da implementação de uma política de viagens em vários países, os primeiros passos para uma implementação regional ou global e os diferentes modelos possíveis: política única, política local com elementos internacionais ou política com directrizes gerais e personalização local.
De acordo com Antonello Simoncini, gestor de compras da Ricoh Espanha,
Todas as empresas necessitam de um quadro regulamentar para os seus serviços de viagens, mas este deve ser elástico, com algum nível de intervenção local. Os viajantes precisam de ter directrizes claras, mas não de limitar as viagens. Os viajantes devem estar sempre muito atentos ao conforto do viajante. Embora a política de viagens tenha de ser controlada, não é esse o objetivo."
Durante a sessão, os peritos comentaram a conveniência de ter fornecedores locais e multinacionais.Óscar García, sócio fundador da FBT, defendeu que se deve dar à empresa a liberdade, no âmbito de um acordo-quadro, de escolher entre dois fornecedores. Às vezes não se pode trabalhar com os mesmos em todos os mercados porque não funcionam igualmente bem”. Montes Cabello acrescentou que, embora existam fornecedores preferenciais, “a figura do gestor de viagens é muito importante para ver a necessidade real. Localmente, o critério deles é vital para que a política seja eficiente.
Entre as lições aprendidas com os processos de implementação que realizaram em suas carreiras profissionais, tanto Simoncini quanto Montes Cabello enfatizaram que o apoio da gerência geral é essencial e que o sucesso está na comunicação interna. Como Simoncini salientou, o viajante deve saber claramente para onde está a viajar e em que condições. Por este motivo, recomendaram a realização de acções de formação periódicas nos diferentes países, incluindo a utilização de medidas de incentivo.