«Quando tudo está integrado tecnologicamente, o evento deixa de ser um quebra-cabeças de fornecedores»

Amir López é diretor de Negócios Internacionais EMEA na Meetmaps, uma plataforma integral que cobre todo o ciclo do evento, desde o registro até as métricas finais. A empresa trabalha com um objetivo claro: não se trata simplesmente de incorporar tecnologia, mas de eliminar atritos para que os organizadores possam se concentrar no essencial e os participantes tenham uma experiência fluida e sem interrupções.

 

O que é que um evento corporativo precisa hoje em dia que antes não era tão crítico?
Hoje em dia, o que é escasso é o tempo e a atenção. O participante tem tolerância zero para perder minutos à procura de um código QR, uma sala ou a pessoa certa. E o organizador precisa de controle e dados para justificar o retorno do investimento (ROI). O padrão não é mais que o evento saia bem, mas que seja fácil, rápido e mensurável.

Onde é que essa fricção se nota realmente?
Na entrada. A experiência começa aí. Se houver filas, má cobertura ou pessoas procurando o QR no e-mail, o evento começa com estresse. O acesso deve ser tão fluido quanto um bom embarque: chegar, validar, entrar e começar com energia positiva.

Muitos falam de soluções "tudo em um". O que isso significa na prática?
Significa que tudo está integrado em um mesmo ecossistema: registro, comunicações, check-in, aplicativo, networking e métricas. Para o organizador, isso significa controle a partir de uma única tela; para o participante, uma experiência sem saltos entre ferramentas. Não se trata de adicionar mais um aplicativo, mas de evitar que o evento se fragmente pelo uso de várias soluções desconectadas.

Como você consegue que o cliente não dependa da sua intervenção em cada etapa?
Foi feito um esforço significativo para que todas as informações fossem claras e acessíveis: vídeos, tutoriais, artigos e guias que permitem ao cliente tomar a iniciativa. O objetivo é que cada vez mais equipes possam operar com autonomia. Isso não significa ausência de suporte. O acompanhamento está disponível quando necessário, mas o tempo conjunto é dedicado a otimizar o evento, não a resolver tarefas mecânicas.

A Meetmaps colabora estreitamente com a Forum Business Travel & Events. Por que apostar em relações de longo prazo? Porque é a forma mais rentável de trabalhar com qualidade. Mudar de solução a cada edição implica reaprender, configurar e adaptar processos, o que gera um custo oculto considerável. Com uma relação estável, a equipa aprende uma vez, otimiza processos e cada evento melhora em relação ao anterior.

O que implica esse modelo na prática?
É acordada uma tarifa anual com base nos módulos necessários, no volume de participantes e nas necessidades do cliente. Isso permite organizar eventos com continuidade e, acima de tudo, reutilizar estruturas e dados: acessar edições anteriores, recuperar métricas, duplicar configurações e aproveitar o aprendizado. O valor não se perde; ele se acumula com o tempo.

Então, o cliente paga uma tarifa anual, forma a equipe uma única vez e pode aplicá-la a vários eventos?
Exatamente. É estabelecida uma tarifa anual ajustada aos módulos e necessidades, e o sistema é aplicado com continuidade, sem começar do zero a cada ocasião. Além de organizar eventos, é construído um histórico que permite consultar dados passados, reutilizar estruturas e melhorar a partir da experiência acumulada.

Após o evento, como se mede se realmente funcionou?
Com dados que transformam sensações em decisões. Analisa-se quais conteúdos funcionaram, quais dinâmicas geraram mais interação e onde se concentrou o interesse. Isso não só ajuda a justificar o investimento, mas também a melhorar a próxima edição com evidências, não apenas com intuições.

Para onde caminha a tecnologia nos eventos corporativos?
Para duas grandes direções: personalização real e automação de tarefas tediosas. Menos trabalho manual para o organizador e uma experiência mais relevante para o participante. O futuro passa por fazer com que o evento seja percebido como "feito sob medida" e por fazer com que a tecnologia, quando funciona corretamente, seja quase imperceptível.