Conselhos de gestão para otimizar o tempo durante a sua viagem de negócios
Uma viagem de negócios é um plano estratégico que deve - e normalmente é - planeado ao pormenor. Isto porque o tempo é um dos bens mais preciosos e, de facto, porque o sucesso das reuniões empresariais é marcado pelo desempenho extra dos minutos que a reunião dura. Conhecer as etapas fundamentais para aproveitar ao máximo cada minuto do dia garante o sucesso de qualquer viagem corporativa.
A chave para as viagens de negócios é a produtividade. Mas não se trata apenas de uma questão de tempo, mas de prioridades. Ser capaz de priorizar e fazer as tarefas certas para atingir seus objetivos está no centro das viagens de negócios.
Com essa máxima em mente ao planejar sua viagem, é importante saber como aproveitar ao máximo o espaço e o tempo que você tem disponível e aproveitar ao máximo, por exemplo, seu trajeto.
Para o ajudar a otimizar o seu tempo e a tirar o máximo partido da sua estadia, Luca Carlucci, CEO da BizAway, uma agência de viagens corporativas, partilha as suas melhores dicas e práticas comuns que aplica durante as suas viagens de negócios:
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Evite uma agenda inflexível. Em muitos casos, especialmente no caso dos executivos de negócios, a agenda é calculada quase em nanossegundos, resultando num programa muito inacessível que não permite reuniões espontâneas. Embora seja importante definir objectivos estratégicos para a viagem, é também importante manter algum espaço disponível no planeamento para quaisquer imprevistos ou oportunidades que possam surgir durante a estadia. Nada deve ser tomado como garantido, especialmente quando se viaja em negócios. Recusar reuniões de interesse pode causar uma má imagem para ninguém
• Aproveite ao máximo o seu tempo onde quer que esteja. Seja no terminal do aeroporto, num restaurante ou num quarto de hotel, qualquer ambiente é um bom lugar para fazer as coisas. Desde que tenha uma ligação de rede de qualidade, qualquer momento pode ser um bom momento para trabalhar. Nestas ocasiões de espera ou de transferências, a infraestrutura logística não será provavelmente adequada para um longo dia de trabalho, mas podemos aproveitar para organizar o trabalho, bem como para elaborar listas de tarefas. Estas pequenas tarefas permitem estabelecer uma ordem mental e também otimizar o tempo quando se começa a trabalhar.
• Anticípate a possíveis cenários adversos na viagem. Ter um plano que antecipe prováveis cenários desfavoráveis durante a viagem. Planear o que fazer em termos de trabalho quando um avião se atrasa, um cliente cancela uma reunião ou até mesmo quando há um acidente fora do nosso controlo vai garantir que optimizamos esse tempo em particular. Para isso, é importante ter o equipamento necessário, como um computador, auscultadores e até uma ligação wifi portátil ou rede de dados, com a melhor qualidade possível. Pode também ajudar-nos a planear tarefas que podem ser realizadas caso estas condições não estejam disponíveis.
• Bagagem e acessórios minimalistas. De acordo com um estudo realizado em 2016 pela multinacional britânica Marks & Spencer, empresa dedicada ao comércio a retalho, das 2.000 pessoas entrevistadas, um máximo de homens e mulheres afirmaram chegar muitas vezes atrasados ao trabalho por terem perdido tempo a decidir o que vestir, e um em cada 20 disse mesmo ter cancelado um compromisso por não saber o que vestir. Assim, a otimização de qualquer viagem de negócios começa com a racionalização do tempo de vestir. Temos de ser práticos e levar connosco um guarda-roupa básico de roupas básicas, com uma paleta de cores neutras que nos permita misturar e combinar peças. Desta forma, teremos várias opções de vestuário sem que esta questão se torne uma dor de cabeça. Ao mesmo tempo, estruturar os diferentes outfits no dia anterior à viagem ajudará a reduzir o tempo durante a manhã.
Além destas dicas, planear a parte logística de uma viagem também nos ajudará a aproveitar ao máximo o tempo durante a estadia. Alguns pormenores, como ter o quarto de hotel à temperatura certa, escolher um local com o mobiliário adequado, ou voar com o tempo a nosso favor, ou seja, ter em conta o jetlag e os seus efeitos, podem ajudar a que a viagem corporativa se torne uma oportunidade de crescimento profissional e não um obstáculo.