Recomendações para a organização de uma pequena reunião bem sucedida

As pequenas reuniões constituem uma contribuição de valor real para o sector MICE. Não se trata de uma moda passageira, mas de uma prática bem estabelecida, aceite e necessária. Estes eventos de pequeno formato, que na maioria dos casos são realizados com clientes locais e com características próprias, registaram um grande crescimento nos últimos anos, pelo que requerem uma atenção especial. Seguem-se algumas recomendações para a sua organização.

? De que estamos exatamente a falar quando nos referimos a pequenas reuniões? Outros exemplos de tipologia incluem reuniões com líderes de opinião para discutir tópicos de interesse para o cliente, analisar estudos de caso para pesquisas futuras ou promover um determinado produto.

As características incluem:
– Um pequeno número de participantes na reunião.
– Participantes locais, portanto, geralmente não há acomodação.
– Serviços de viagem mínimos.
– Custos mais baixos.
– Curta duração, entre meio dia e um dia inteiro.
– Reuniões focadas num produto muito específico do cliente ou num tópico específico.

As diferenças entre as pequenas reuniões e os congressos são evidentes, uma vez que estes últimos são dirigidos a todo um público de um mesmo sector, onde a duração é longa, se realiza fora das suas cidades de residência e se discutem muitos temas, normalmente com a presença de profissionais de vários países. Por vezes, existe uma certa ligação entre os dois formatos, pois muitos congressos publicam estudos que foram realizados em reuniões anteriores de menor dimensão.

Dadas as particularidades destes eventos, algumas recomendações devem ser tidas em conta aquando da sua organização:

Localização. Este é um fator essencial, pois a proximidade é importante nestes casos. É necessário procurar espaços bem localizados e com boas acessibilidades, principalmente por transportes públicos.

Tema. Identificar muito bem o conteúdo para que os participantes saibam de antemão se a reunião será benéfica para os seus interesses.

Participantes. Num formato pequeno, é ainda mais importante do que em grandes reuniões identificar os potenciais participantes e convidá-los atempadamente para que se possam organizar.

Agenda. Neste tipo de reunião, tempo é dinheiro. É por isso que a agenda deve ser muito bem detalhada e cumprir o timing em todos os momentos.

Restauração. Outro elemento fundamental. O catering escolhido deve ser ligeiro para não perturbar demasiado a sessão.

Restauração.