Menos papelada, mais controlo: a nova era das despesas das empresas
As empresas perdem até 140 mil milhões de euros em despesas e gestão de viagens devido à falta de controlo ou de uma contabilidade adequada. Um dos maiores desafios que as equipas financeiras enfrentam é otimizar, simplificar e rentabilizar as despesas nas suas empresas.
No mundo dinâmico das viagens de negócios, a eficiência e o controlo na gestão de despesas são essenciais para os gestores de viagens, planeadores de reuniões e viajantes corporativos.
De acordo com a apresentação feita pela Emburse Captio na sessão Forum Business Travel & Events realizada no hotel NH Madrid Ventas em 27 de fevereiro, sua solução transforma a maneira como as empresas gerenciam suas despesas de viagem;n transforma a forma como as empresas gerem as suas despesas de viagem, oferecendo uma plataforma abrangente que automatiza e simplifica os processos, desde a captura de bilhetes até à análise financeira.
Automatização desde a origem da despesa
A proposta Emburse Captio começa com a digitalização imediata dos recibos através de uma aplicação móvel. Os funcionários podem fotografar os seus recibos e, graças à tecnologia de reconhecimento ótico de caracteres (OCR), os dados são automaticamente extraídos e armazenados na nuvem.
Esta funcionalidade não só elimina a necessidade de guardar documentos físicos, como também é aprovada pela Agência Tributária Espanhola, garantindo a validade legal das cópias digitais.
Criação e acompanhamento simplificado de relatórios
A plataforma permite gerar facilmente notas de despesas, seja por mês, projeto ou viagem. Os gestores podem receber e analisar esses relatórios a partir de qualquer dispositivo, facilitando um acompanhamento eficiente e em tempo real.
Também fornece alertas automáticos para garantir o cumprimento das políticas internas de despesas, reduzindo riscos e promovendo uma cultura de responsabilidade financeira.
Integração e reconciliação financeira
Uma das vantagens do Emburse Captio é a sua capacidade de integração com os sistemas de processamento de salários, ERP e outros softwares financeiros, permitindo a reconciliação bancária automática. Esta funcionalidade associa cada pagamento com cartão empresarial à despesa correspondente, optimizando a gestão e reduzindo os erros humanos.
Benefícios para a recuperação do IVA
A gestão automatizada das despesas facilita a recuperação do IVA, um aspeto crucial para as empresas que procuram otimizar os seus recursos financeiros. Ao garantir que todos os recibos e facturas são armazenados de forma segura e cumprem os requisitos legais, o processo de dedução fiscal é simplificado.
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