Gestão estratégica de viagens - missão impossível?

Os gestores de viagens fazem muito mais do que comprar bilhetes de avião para os empregados; asseguram que as viagens são efectuadas de uma forma conveniente, segura e económica. Para tal, têm de comparar e escolher os melhores fornecedores, tendo em conta critérios de sustentabilidade, bem como gerir os orçamentos para cada viagem. Por este motivo, a sua figura é fundamental nas empresas e um fator de sucesso garantido se estas quiserem manter-se competitivas no futuro.

A escassez de recursos humanos e materiais significa que o sector das viagens é incapaz de satisfazer a procura crescente. Os viajantes de negócios têm de lidar com atrasos nos aeroportos, estações de comboio e hotéis, o que afecta a sua experiência de viagem.

Os gestores de viagens sabem que o seu trabalho não é fácil. Mesmo a maioria (98%), de acordo com o último inquérito da SAP Concur, acredita que a sua função será muito mais desafiante nos próximos 12 meses, em comparação com o mesmo período do ano passado. Além disso, 28% dos gestores inquiridos afirmaram que trabalham sob pressão constante para demonstrar à empresa a importância da sua função.

Muitos colaboradores não reconhecem a diversidade e a dificuldade das actividades que os gestores de viagens desempenham. Muitos pensam que os gestores de viagens são apenas responsáveis pela organização do entretenimento e lazer dos trabalhadores, embora esta seja uma tarefa essencial para um bom ambiente na empresa. Os gestores de viagens são uma força estratégica que muitas vezes trabalha na sombra.

Os desafios a uma gestão eficaz e adequada das viagens são enormes, devido às pressões económicas, às exigências de sustentabilidade e às preferências dos trabalhadores em matéria de viagens de negócios (frequência, flexibilidade, etc.).O sector das viagens de negócios é dinâmico e em mudança, e os gestores de viagens têm de estar a par dos novos desenvolvimentos e das tendências. Devem ser fluentes em várias línguas e ter conhecimentos de administração de empresas, recursos humanos, direito fiscal e tecnologias da informação. O seu perfil profissional inclui também competências de negociação e de organização de viagens.

Para resolver problemas difíceis, é necessário ser determinado e confiar em soluções que funcionem. De acordo com os Princípios-chave para as viagens de negócios do futuro da McKinsey, a chave é usar dados em tempo real na tomada de decisões

A disponibilidade e os custos das viagens estão em constante mudança e os gestores de viagens precisam de se adaptar rapidamente a essas variações para evitar perder oportunidades. Para o efeito, dispõem de dados em tempo real que lhes mostrem o panorama completo, os ajudem a identificar e gerir os riscos para os viajantes e os localizem e assistam, se necessário. Desta forma, é essencial estar ciente dos desenvolvimentos internos e externos da empresa, para melhorar a adaptabilidade e flexibilidade no seu planeamento.

Para conseguir um equilíbrio entre a segurança óptima e a flexibilidade das viagens, as viagens de negócios devem ser adaptadas a cada caso e os empregados que viajam devem ter mais autonomia e capacidade de decisão. Por este motivo, é necessário dispor de soluções digitais de gestão de viagens que facilitem a implementação destas medidas ou, pelo menos, contribuam para uma experiência de viagem de negócios tranquila e satisfatória.

Como vimos, os gestores são responsáveis pela conceção de um programa de viagens de negócios moderno e eficaz. Por conseguinte, satisfazer as necessidades dos viajantes e seguir as directrizes da direção da empresa requer uma mudança de papel na organização e o apoio total das empresas. Porque um programa de viagens de negócios que acrescenta valor é possível, desde que seja gerido corretamente.
 

As viagens de negócios não são um programa de viagens de negócios.