Fraude em viagens e despesas, um desafio para as empresas

Assegurar a conformidade com os regulamentos relativos a viagens e despesas é um desafio para as empresas. Com a persistência da incerteza económica e a evolução das formas de trabalho, as empresas enfrentam novos riscos. O incumprimento das políticas empresariais tem consequências: de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), estima-se que 5% das receitas das empresas se perdem todos os anos devido à fraude em geral.

1. Manter as políticas actualizadas
As formas de trabalho estão a evoluir e os gestores devem garantir que as políticas da empresa evoluem ao mesmo tempo. Por conseguinte, é importante mantê-las actualizadas para evitar incumprimentos. Um exemplo é o acordo sobre o que constitui uma despesa aceitável em teletrabalho.

2. Fornecer formação regular

A Associação de Examinadores de Fraude Certificados descobriu que a formação de sensibilização para a fraude reduz tanto o custo como a duração da atividade fraudulenta, ajudando os funcionários a compreender as expectativas da empresa.

3. Use tecnologias inteligentes

A IA é uma ferramenta inestimável para detetar fraudes. Ao trabalhar com grandes bases de dados, pode identificar padrões e irregularidades decorrentes de transações em dinheiro e outros métodos que poderiam contornar as políticas de conformidade.

Um exemplo está na submissão de despesas, que pode ser automatizada através da tecnologia, com upload automático de recibos de fornecedores no sistema de viagens e transporte, como o Uber.

Inovações como estas ajudam a cumprir os regulamentos de despesas e relatórios, e os funcionários apoiam e estão prontos para a mudança, de acordo com o último relatório da SAP Concur, que descobriu que dois terços dos gestores gostariam de ver a IA incorporada nas ferramentas de viagens e despesas.

4. Simplificar tarefas

As novas automações permitem que os auditores dediquem seu tempo a tarefas estratégicas de maior valor, como a revisão de padrões de gastos suspeitos identificados pela IA, e ajudam a reduzir a não conformidade.

5. Tornar as informações acessíveis

Os funcionários devem receber informações claras sobre as políticas de viagens e despesas. Cabe às empresas garantir que todos os pormenores das políticas de viagens e despesas estejam bem documentados e suficientemente acessíveis para que os funcionários possam consultá-los, compreendendo assim os limites do que podem e não podem gastar.

Combater a fraude e garantir a conformidade é uma tarefa contínua. A redução dessa perda de receitas de 5% é necessária para que muitas organizações protejam os seus resultados. Como tal, cabe às equipas trabalhar em conjunto para evitar despesas não autorizadas, criar sistemas para detetar fraudes e garantir que esses sistemas se mantêm em vigor à medida que as políticas evoluem.