5 dicas importantes para poupar dinheiro na gestão das viagens de negócios
A gestão eficiente das viagens de negócios tornou-se um aspeto crucial para qualquer organização que pretenda otimizar os seus recursos financeiros e manter-se competitiva num mercado globalizado e dinâmico, bem como melhorar a experiência dos seus empregados.
Para ajudar as empresas nesta tarefa, a Consultia Business Travel, através da sua ferramenta Destinux, lançou um guia em formato ebook com as cinco chaves para alcançar a otimização de custos na gestão de viagens corporativas, o que lhes pode permitir poupar até 20%.
Digitalização da gestão
Ter uma ferramenta que digitalize a gestão de viagens corporativas é essencial para promover eficiência, segurança e transparência. A incorporação de um serviço tecnológico completo não só elimina a necessidade de processos manuais propensos a perdas e erros, como também automatiza tarefas e permite a visibilidade em tempo real das despesas relacionadas com as viagens. Por exemplo, graças a um sistema que atribui digitalmente as despesas de viagem aos CECOS, projectos ou unidades correspondentes, as empresas podem otimizar os seus recursos financeiros e manter um melhor controlo das despesas, o que resulta numa poupança adicional de 6% nos custos de viagem.
Este tipo de solução tecnológica deve permitir-lhes digitalizar e automatizar todos os processos envolvidos sem prescindir do tratamento personalizado e humano de um Assistente Pessoal de Viagens, uma vez que um serviço profissional à disposição do viajante para resolver incidentes e contratempos melhora a experiência de viagem e evita ter de contratar diferentes fornecedores, o que se traduz em poupança de custos.
Política de gastos personalizada
É essencial desenvolver uma política de gastos que seja personalizada de acordo com as necessidades e prioridades actuais do viajante. Neste sentido, é importante considerar algumas dicas que incluem o estabelecimento de políticas personalizadas para cada viajante, a implementação de critérios para viagens de maior intencionalidade e duração, ou a implementação de políticas de viagem que tenham em conta preocupações com o impacto ambiental.
Assim, estabelecer limites claros e realistas, bem como oferecer opções de alojamento e transporte que se alinhem com as preferências corporativas, contribui para uma utilização mais eficiente dos recursos. De acordo com fontes como o Aberdeen Group, ter uma política de viagens bem implementada pode ajudar a poupar 5-15% do seu orçamento para viagens de negócios. Com este método, uma empresa com um volume anual de viagens de 200 000 euros poderia poupar até 30 000 euros.
Centralização dos dados financeiros
Em terceiro lugar, a centralização dos dados financeiros é crucial para uma gestão financeira eficaz. Ao consolidar todos os dados relacionados com as viagens de negócios, desde as despesas individuais até aos contratos com os fornecedores, consegue-se uma transparência total e facilita-se a tomada de decisões informadas.
Além disso, ter todas as informações actuais e históricas disponíveis numa única plataforma pode poupar 75% do tempo gasto a procurá-las. De acordo com dados da Destinux, algumas empresas antes de obterem um sistema digital de gestão de viagens de negócios precisavam de pelo menos 3 meses para preparar o orçamento do próximo ano, pois não tinham registos históricos para prever o investimento necessário para o ano seguinte.
Por outro lado, ao utilizar uma ferramenta automatizada como o Destinux, uma empresa que realiza 500 serviços por ano poderia economizar cerca de 3.3.000&euro na gestão das facturas de viagens, ao atribuir as despesas aos projectos ou unidades correspondentes, evitando erros no processo e eliminando a faturação manual e, com ela, extensas horas de trabalho.
Acesso a tarifas e programas especiais
Ter acesso a tarifas e programas especiais é fundamental para beneficiar da otimização de custos. Estes programas especiais podem incluir acordos de tarifas negociadas com companhias aéreas, hotéis ou empresas de aluguer de automóveis, entre outros, bem como programas de fidelização que oferecem benefícios adicionais, como upgrades de classe, quartos de hotel gratuitos ou milhas de passageiro frequente.
Ao tirar partido destas tarifas e programas, as empresas podem reduzir significativamente os custos de viagem, maximizando o valor de cada viagem corporativa.
Sistemas de supervisão e aprovação directos e imediatos
Finalmente, como é óbvio, centralizar a aprovação de todas as viagens em uma ou mais pessoas da empresa significa que a aprovação de todas as viagens é tratada por uma ou mais pessoas da empresa;Isto resulta em horas de dedicação e, nalguns casos, em perda de informação e atrasos nos processos de autorização e aprovação.
Através de um sistema automatizado, o aprovador pode receber numa única plataforma todos os pedidos que se desviam dos orçamentos e políticas da empresa, e toda a informação está disponível em tempo real, resultando numa poupança de até 70% do tempo da equipa nesta área.