Quatro dicas para otimizar as viagens de negócios durante o verão

A época alta de verão não põe à prova apenas as viagens de férias. Representa também um desafio para as empresas, que têm de organizar as suas viagens corporativas num contexto marcado pelo aumento da procura, pela pressão sobre os custos e pela necessidade de otimizar recursos.

 

Neste contexto, o planeamento antecipado torna-se um fator decisivo para melhorar a eficiência, controlar as despesas e proporcionar uma melhor experiência ao viajante.

«O segredo está em garantir que a gestão da viagem não acrescente complexidade ao negócio, mas sim que ajude a reduzi-la. Com um planeamento mais integrado, flexível e apoiado pela tecnologia, as empresas podem lidar com as viagens de verão com maior controlo e oferecer ao viajante uma experiência mais simples, eficiente e segura", explica Luca Carlucci, CEO e cofundador da BizAway.

Partindo desta premissa, a empresa identifica quatro aspetos que podem ajudar as organizações a gerir com maior eficácia as viagens de negócios durante os meses de verão.

Planear com antecedência para conter os custos

A otimização do orçamento começa antes de o viajante iniciar a sua viagem. Reservar voos e alojamentos com antecedência suficiente permite aceder a melhores tarifas, alargar as opções disponíveis e reduzir a dependência de reservas de última hora, que costumam aumentar o custo da viagem. De acordo com dados da BizAway, efetuar as reservas com pelo menos 15 dias de antecedência pode representar uma poupança de até 20 %.

Priorizar a flexibilidade

O período de verão coincide com férias, períodos de trabalho intensivo e alterações na disponibilidade das equipas, fatores que aumentam as possibilidades de uma reunião ser alterada ou mesmo cancelada. Por isso, dispor de políticas de viagem flexíveis e de ferramentas que facilitem alterações ou cancelamentos pode reduzir o impacto económico e operacional das alterações de última hora.

Garantir o apoio ao viajante durante toda a viagem

O planeamento não termina quando se confirma uma reserva. Durante os meses de maior mobilidade, é mais provável que ocorram atrasos, cancelamentos ou incidentes nos transportes, o que pode afetar toda a viagem. Contar com um serviço de assistência ágil, apoiado tanto na tecnologia como no apoio humano, contribui para resolver imprevistos com maior rapidez e reduz a carga administrativa para as empresas.

Centralizar a gestão de reservas e despesas

A concentração das deslocações torna ainda mais importante dispor de uma visão centralizada das reservas, aprovações e despesas. As plataformas de gestão de viagens permitem automatizar processos, melhorar o controlo orçamental e dispor de informação atualizada para facilitar a tomada de decisões.

Para Luca Carlucci, a gestão eficiente das viagens não deve basear-se apenas na redução de custos. «A otimização das despesas não pode ser abordada através de cortes sistemáticos, especialmente em períodos de elevada mobilidade, como os meses de verão. Trata-se de compreender melhor como e por que se viaja, para tomar decisões de gestão inteligentes que não prejudiquem o bem-estar da equipa?, conclui.