Como melhorar o controlo dos custos durante as viagens?

Os sistemas de autorização centram-se tradicionalmente nas despesas anteriores à viagem, mas não nas efectuadas durante a mesma. Trata-se das despesas efectuadas durante a viagem, como refeições, táxis, estacionamento, etc., às quais, por vezes, não é dada a devida atenção.

Em primeiro lugar, é necessário fazer referência à situação atual para saber de onde estamos a partir. De acordo com o Statista, o aumento previsto nos gastos com viagens e deslocações deverá ser de 4,9% este ano.

Em geral, as empresas têm uma baixa taxa de automatização para o processamento das despesas de viagem, pelo que os custos de pessoal para o processamento das folhas de despesas são frequentemente elevados. Além disso, em muitas das categorias de despesas, o IVA não é recuperado.

Assim, quando uma empresa pensa em melhorar a gestão destes custos, tem de atuar nestas três frentes, para além de tentar controlar e quantificar os montantes por categoria de despesas. Para isso, existem soluções multi-ferramentas, desde ferramentas de reservas online a métodos de pagamento, que são uma valiosa fonte de informação para o controlo deste tipo de despesas.

Uma das acções mais eficazes que pode ser tomada é a digitalização de recibos com integração na ferramenta de gestão de despesas. Isso também evita problemas decorrentes de recibos perdidos ou danificados. Outro procedimento bem sucedido é a criação de ficheiros planos mensais pelos fornecedores para integração nos ERPs. Para a recuperação do IVA, é bastante eficaz recorrer a serviços de externalização especializados.